Wie halten sie ihre Meetings ab und wie protokollieren sie die Ergebnisse aus den Terminen? Diese Frage bekommt man häufig im Berufsalltag gestellt.
Vor dem erfolgreichen Abschluss eines Termins sollte man aber mit der Planung eines Meetings einsteigen.
Agenda und Terminvorbereitung
Für eine erfolgreiche Terminvorbereitung wird im ersten Schritt eine Termineinladung aus einem Informationssystem mit allen Zugangsdaten und Informationen versandt.
Bei größere Terminen wird zum Start des Termins ein Moderator bestimmt (oder die einladende Person übernimmt die Aufgabe). Bei wiederkehrenden Terminen kann die Rolle des Protokollant und des Moderators auch gewechselt werden.
Alle Teilnehmer des Termins füllen vorab die Agenda mit den gewünschten Punkten in einem zentralen Medium aus. Das schließt ein, das alle Personen Zugriff auf den gemeinsamen Ablageort haben und alles transparent umgesetzt wird.
Termindurchführung
Die Tagesordnungspunkte (TOPs) werden gemeinsam aus der Vorbereitung definiert und am Beginn des Termins noch einmal gemeinsam aktualisiert.
Bei der Termindurchführung sollte der Moderator auch den Redeanteil aller Personen im Blick haben und für eine reibungslose Zeitplanung sorgen.
Im Idealfall sorgt man auch dafür, das Besprechungen verkürzt abgehalten werden. Meistens ergeben sich die gleichen Ergebnisse in 60 Minuten, wie auch in einem 4 Std. Termin.
Terminnachbereitung und Protokoll
Die Aufschieberitis ist sehr hoch beim Schreiben von Protokollen. Also am besten also die Ergebnisse direkt im Termin protokollieren und dafür zu Beginn auch eine Person für das Protokoll benennen.
Meistens reicht ein kurzes und übersichtliches Ergebnisprotokoll (auch Beschlußprotokoll) als Zusammenfassung eines Termins aus. Die Kernaussagen des Termins werden protokolliert und auf eine Protokollierung der Redebeiträge wird verzichtet. Damit hat man eine Zusammenfassung in Stichpunkten in der logischen Reihenfolge (nicht zwingend die chronologische Abfolge).
Folgende Inhalte helfen beim Festhalten eines kurzen Protokolls:
- Kopfdaten z.B. Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer, Protokollführer
- Ablaufplan / Agenda
- Schilderung der Ergebnisse
- Weiterführende Dokumente z.B. Dateien, Links, etc.
Im Idealfall werden folgende Fragen beantwortet:
- Was ist zu tun?
- Wer macht es?
- Bis wann wird es erledigt?
Damit sind die Beschlüsse gemeinsam dokumentiert, die Verantwortlichkeiten festgehalten und ein Arbeitsauftrag ersichtlich.
Weiterführende Gedanken …
Gibt es noch weitere Tipps für bessere Meetings und Ergebnisprotokolle? Ich freue mich auf den Austausch mit ihnen.
