Standards in IT-Projekten (Infrastruktur vs. Prozess)

Wenn man in IT-Projekten nach den Kundenanforderungen frägt, bekommt man häufig die Antwort „Wir benötigen ihren Standard!“. In vielen Projekten geht dann die Erwartungshaltung was man als „Standard“ liefert zwischen Dienstleister und Kunden auseinander. Aber warum passiert das so häufig in IT-Projekten?

Aus meiner Sicht muss man sich vor den „Standards in IT- und ECM-Projekten“ über ein generisches Projekt- und Vorgehensmodell einig werden. Hier hatten wir unseren Projektstandard für unsere digitalen Projekte beschrieben und definiert:

Im nächsten Schritt muss man als Dienstleister eine Definition des Standards für seine Projekte (in welchem Kontext auch immer) zwischen der umsetzenden Einheit und er Vertriebseinheit besprochen werden. Diese Definition sollte natürlich dem gewünschten Zielmarkt entsprechen. 

In eher „infrastrukturlastigen“ Projekten gibt es meist Vorgaben zur IT-Sicherheit oder Installation in On-Premises-Systemen. In reinen Cloud-Projekten beschreibt man häufig eher den gelieferten Funktionsumfang unabhängig von den technischen Rahmenparametern.

Ein gemeinsamer Standard muss also erarbeitet werden um sich in der Umsetzung daran zu messen. Dazu muss der Anforderungskatalog muss klar beschrieben sein (auch die Abgrenzung was nicht im Projekt enthalten ist). Damit stellt der „Standard“ die Mindest-Qualität in einem Projekt dar. 

Wie unterscheiden sich nun Infrastruktur- und Prozess-Projekte:

  • Infrastruktur beschreibt eher die Technik z.B. Installationsverzeichnisse, Dienste, Datenbanken, Systeme, Abweichungen in der Technik (die man wissen muss) etc.
  • Prozess beschreibt eher die Ablauf des Geschäftsprozesses z.B. beteiligte Abteilungen, Abläufe, gewünschter Funktionsumfang / Szenarien etc.

Wichtig ist aus meiner Sicht das man das „was“ und nicht das „wie“ beschreibt. Außerdem ergeben sich Standards meist aus den Best Practices der umgesetzten Projekte (hier ist eine hohe Wiederholbarkeit von Vorteil). Wenn die Beschreibung vorgenommen ist, ist eine regelmäßige Aktualisierung als KVP der ideale Weg. Nun kann man einen guten Mix aus Herstellerdokumentation, Checklisten zur Vorgehensweise und des Projektmodells als Empfehlung an den Kunden ausliefern. Durch die Standardisierung ist auch eine einfache Einarbeitung von neuen Mitarbeitern gegeben und die Wartbarkeit eines umgesetzten Projekts für den Service wird erleichtert.

Welche Vorteile sehen Sie in der Standardisierung von IT-Projekten? Gibt es aus Ihrer Sicht Schwierigkeiten bei der Standardisierung von Infrastruktur- oder Prozess-Projekten? Warum gelingt häufig die Vereinheitlichung in IT-Projekten nicht? Ich bin gespannt auf den Erfahrungsaustausch mit Ihnen!

Abkürzungschaos im ECM-Umfeld verstehen

Hier ein Beitrag aus 2018, in dem die regelmäßig verwendeten Begriffe im ECM-Umfeld etwas genauer beschrieben werden.

In dem Artikel eine Begriffsdefinition für folgende Begriffe vorgenommen:

Zum Artikel aus 2018 könnte man aktuell noch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergänzen.

Welche Begrifflichkeiten aus dem IT- und ECM-Umfeld sind öfter mal unklar? Wie kann man durch eine Definition für etwas Klarheit sorgen?

Extraktion und Klassifikation – Was muss man wissen?

Datenklassifikation / Datenklassifizierung

Bei der Datenklassifikation werden eingehenden digitale und papierbasierte Dokumente klassifiziert und an ein Extraktionssystem übergeben. Bei einem Papierdokument wird nach der Digitalisierung das Dokument klassifiziert d.h. der Belegtyp wird erkannt und für die weitere Verarbeitung aufbereitet. Damit ist die Grundlage für einen komplett digitalen Posteingang geschaffen. Durch eine Künstliche Intelligenz (KI) gibt es noch viel Potential um die bestehenden Prozesse zu optimieren.

Datenextraktion

Kaffee zubereiten ist wie die Extraktion von Informationen / Daten von einem Dokument. Die Extraktion von Daten ist ein Teil des Input-Managements. Es geht hier aber nicht nur um Papierdokumente, sondern auch um digitale Dokumente. Die Daten werden per Regelwerke und Künstlicher Intelligenz (KI) entsprechend ausgelesen. Im Idealfall ergibt sich damit eine vollautomatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Daten.

Softwarelösung

Mit unserer Softwarelösung SQUEEZE von DEXPRO  kann der Prozess von der Digitalisierung, über die Klassifikation bis zur Datenextraktion optimiert werden. Durch die nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft ist eine einfache Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse möglich. Und das Beste daran: Es funktioniert alles vor Ort oder in der Cloud!

Abschluss meines Digitalisierungs-Projekts! Start in den neuen Prozess …

Im letzten Artikel hatte ich über die Digitalisierung meiner alten Dokumente geschrieben. 

Wo es möglich war, habe ich bereits alle externen Parteien auf digitale Kommunikation umgestellt. Zum Teil habe ich auch Verträge bei Dienstleistern gekündigt, bei denen keine digitale Kunden-Kommunikation möglich war.

Alle restlichen, ankommenden Papierdokumente werden zentral in einer Ablage gesammelt und zeitnah (Plan 1 x pro Monat) per Dokumentenscanner digitalisiert. Der Regelprozess hat sich die ersten Monate bereits eingespielt und alles an Papierdokumenten wird zeitnah bearbeitet und dann entsorgt.

Also kurz und schmerzlos in den neuen Prozess …

Die „Altdigitalisierung“ ist aber noch nicht ganz abgeschlossen. Im Keller befinden sich noch einige alte Kopien aus Zeitungen (vom Sport etc.). Es sind auch noch alte Schulungsunterlagen in Ordnern vorhanden (wobei die eh nie mehr gebraucht werden).

Habt Ihr noch Ideen zur Verbesserung? Wie geht Ihr im privaten Umfeld mit euren Papier-Dokumenten um?

Alte Dokumente digitalisiert …

Im Frühjahr 2019 habe ich mit der kompletten Digitalisierung unserer noch physischen Medien begonnen. Hier hatte ich schon mal etwas darüber geschrieben:

Der Ablauf war grob wie folgt und hat sich je nach Art immer ein paar Monate gezogen:

  • Der Start war mit alten CD’s (später gab es dann nur noch gekaufte MP3’s)
  • Dann wurden die alten Fotoalben umgewandelt
  • Im nächsten Schritt die Digitalisierung aller Filme (DVD, BluRay)
  • Umwandlung der eigenen VHS, VHS-C Camcorder-Aufnahmen
  • Digitalisierung aller vorhandenen Papier-Dokumente

Im Sommer 2021 hatte ich dann mit dem letzten Rest der alten Papier-Dokumente und dem Scannvorgang mit dem Canon DR-2580C Dokumentenscanner durchgeführt. Die Fertigstellung war dann grob im April 2022 (und damit ist der Prozess für die alten Papierdokumente abgeschlossen).

Ich hatte ca. 30 volle Ordner im Büro an Papierdokumenten aus allen privaten Bereichen z.B. kfm. Vorgängen, Hausbau, Versicherungen, Bank, Vermögen etc. – von 30 sind ca. 10 Papierordner übrig geblieben z.B. Gebrauchsanweisungen, Unterlagen die meine Frau nicht digitalisieren möchte etc.

Ich habe ungefähr 5 GB Dokumente als JPEG + PDF abgelegt. Es wurden ungefähr 8.000 Dateien erstellt und auf grob 150 Datei-Ordner (grob Dokumentarten) verteilt. Es sind aber auch viele mehrseitige PDF’s die incl. Volltext generiert worden – ich würde mal gesamt von ca. 15.000 Seiten ausgehen, die ich digitalisiert habe. Die alten Daten wurden sehr rudimentär nur mit einer fortlaufenden Nummer nach der Ablage im Ordner hinterlegt (die alten Daten sieht sich wahrscheinlich eh niemand mehr an).

Ab jetzt läuft der Regelprozess und alle neuen Medien werden direkt beim Eintreffen digitalisiert und im Anschluss vernichtet. 🙂

Wie handhabt Ihr die Ablage eurer analogen Medien? Habt Ihr auch euren alten Bestand digitalisiert? Wie geht Ihr privat mit neu eintreffenden analogen Medien (Papier-Dokumente, Filme, Fotos, Musik etc.) um?

Die Evolution von Microsoft Dynamics NAV zu Business Central (2/2)

Im ersten Artikel bin ich auf die Bereitstellungsformen und die Änderung der Lizenzierung bzw. Strategie von Microsoft im Business Central Umfeld eingegangen. In diesem Beitrag möchte ich auf die Branchenlösungen, das Dokumentenmanagement und die zugehörige Prozessautomatisierung eingehen.

Branchenlösung

Die frühere Stärke bei individuell auf den Kunden angepassten NAV-Branchenlösungen, muss mit Business Central neu implementiert und überdacht werden. NAV-Partner entwickeln häufig Funktionen in der Branchenlösung nach (da eine Integration in das Hauptsystem des Herstellers häufig nicht möglich ist). Auch sind die „Branchen-Lösungen“ auch häufig ein Trugschluss, da eine Branche auch in sich nicht immer homogen ist – hier kann ein Teil der Branche auch ganz anders arbeiten wie andere Firmen in der Branche. In Zukunft werden Branchen-Lösungen eher wie Lego-Bausteine werden, in der man viele Bausteine zu einer Gesamtlösung von diversen Partnern zusammenbringt und damit ein eigenes Paket für die Kunden-Lösung generiert. Das heißt aber auch das die Branchenpakete kleinteiliger werden z.B. Filter-Technologie können auch in Basis-Struktur von Business Central verwendet werden und tragen damit zum Mehrwert des Gesamtsystems bei.

Produkte wie EASY for BC kann man hier als „Branchenlösung“ für Archivierung von Dokumenten sehen. Kombiniert mit einer Cloud-Lösung können immer neue Dokumentarten und Produkterweiterungen direkt und einfach beim Kunden eingesetzt werden. Spezielle Dokumentarten (die es in bestimmten Branchen gibt), können dann als Baustein gesehen werden. Durch die Standardisierung in Bausteine werden auch Funktionen standardisiert und in den Releasezyklus der Hersteller integriert. Es ist also immer mehr Infrastruktur- und Branchen-Wissen notwendig (was aber am Markt sehr selten zur Verfügung steht).

Old document with nice stamp„Old document with nice stamp“ by storebukkebruse is licensed under CC BY 2.0

Dokumentenmanagement

Im Bereich Dokumentenmanagement geht es noch einen Schritt weiter. Hier experimentieren die Hersteller mit diversen Produkten z.B. klassische Archiv-Software, Azure Blob-Storage oder Ablage in SharePoint. Microsoft orientiert sich hier als großer Baustein auf den E-Rechnungen / E-Mail-Versand z.B. PEPPOL, XRechnungen etc.

Interessant wird auch das Erfassen (Capturing) von Dokumenten. Hier gibt es noch einige Prozessverbesserungen z.B. Foto auf dem SmartPhone erstellen, OCR-Erkennung über einen Service und dann Übergabe an das ERP. Benötige ich hier für Papierdokumente überhaupt noch eine weitere Software?

Prozessautomatisierung

Automation-heating-mixing-bypass-storage-tank__16296„Automation-heating-mixing-bypass-storage-tank__16296“ by Public Domain Photos is licensed under CC BY 2.0

Im Schwerpunkt der Prozessautomatisierung sehe ich Power Automate bzw. die gesamte Power Platform als Erweiterung für Prozesse. Es können hier nicht nur Geschäftsprozesse digitalisiert und optimiert werden, sondern auch Apps für die Mobile Verwendung oder Power BI für das Reporting integriert werden.

Erstmals gibt es keine geschlossenen Workflows mehr, sondern eher eine Kombination von Prozessen – Prozessketten können übergreifend im Universum betrieben werden z.B. ein neu angelegter Kunde in Business Central bekommt automatisch eine Twitter-Erfolgsmeldung im Marketing-Segment.

Fazit

Mit Business Central stellt Microsoft mehr als ein ERP zur Verfügung. Es handelt sich um eine sehr gut in das Microsoft 365 Universum integrierte Lösung. Durch die Standardisierung und die neuen Bereitstellungsmöglichkeiten ergeben sich für die Endkunden sehr gute Integrationsmöglichkeiten.

Viele Integrationshäuser müssen sich in der neuen Welt noch zurecht finden, aber bei dem Tempo bei den Migrationen von NAV auf Business Central wird das nicht mehr allzu lange dauern. Beim Betrieb von Business Central Systemen sollte man auch gleich das vor Ort installierte System auf eine Cloud-Variante direkt bei Microsoft in Betracht ziehen. 

Welche Gründe ergeben sich für sie als Entwicklungshaus, Integrationspartner oder Endkunde in der aktuellen Microsoft Business Central Strategie / Welt?

 

Was ist das Web3 und das Metaverse?

An was denkt Ihr bei dem Begriff Metaverse? Denkt ihr erst an Mark Zuckerberg und Facebook? Denkt ihr an Virtual Reality? Oder denkt ihr daran das es in der digitalen Welt stets einen kontinuierlichen Wandel gibt?

Der Facebook-Konzern hat durch seine Umbenennung in „Meta“ eine neue Diskussion über das Metaversum und der zugehörigen Technologien entfacht. Aus meiner Sicht handelt es sich um einen größeren Umbruch als einen virtuellen Raum bzw. die „nächste Generation des Internets“.

Bei einem solchen Wandel ist eine Begriffsdefinition wichtig.

Web3

Mit dem Begriff Web3 sammeln sich Technologien und Gruppierungen, die davon aus gehen das zu wenige Services zu viel Macht im aktuellen Internet haben.

Das Web3 basiert auf der Blockchain als zentrale Technologie, incl. NFT / Kryptowährungen und einem dezentralen Browser. Mit Web3 beschäftigt man sich wer das Internet von Morgen mit Inhalten versorgt und wem die Daten gehören. Der Fokus liegt auf einer dezentralen Internetstruktur.

Metaversum

Mit dem Begriff Metaversum / Metaverse geht es darum das Erleben des Internets zu revolutionieren und die echte Welt um einer weitere Ebene zu erweitern. Aktuell greift man über SmartPhones, Tables oder am Desktop auf die Informationen zu. In Zukunft mit neuen Technologien z.B. Virtual Reality oder Augmented Reality um sich als Avatar zwischen den Welten zu bewegen.

Das Metaversum beschäftigt sich also mit dem Zugang zur neuen Generation des Internets.

Fazit

Das Web3 und das Metaversum verstehen sich also nicht als Konkurrenten, sondern überschneiden sich. Solche Überschneidungen können für den Anwender von Vorteil sein und die bessere Technologie / Architektur wird sich durchsetzen.

 

Die Evolution von Microsoft Dynamics NAV zu Business Central (1/2)

Im IT- und Software-Umfeld kommt man an Microsoft und damit an Microsoft Dynamics NAV bzw. Business Central nicht vorbei. BC hat das Ziel die Betriebsabläufe in kleineren und mittleren Unternehmen zu optimieren. Was ist aber die Strategie hinter dem Wechsel von NAV auf BC?

Als in Madrid 2018 der Wechsel von NAV auf BC angekündigt wurde, ging es zum Start um einen sanften Migrationspfad. Aus Marketingsicht war es erst einmal nur eine Namensänderung von NAV 2018 und BC 13 / 14. Als großes Ziel sollte die Flexibilität von NAV mit der Cloudfähigkeit (und damit Updatefähigkeit) gekoppelt werden um damit ein Zukunftssicheres System am Markt zu etablieren. Wichtig ist aus technischer Sicht natürlich ein „Code clean“ für den Betrieb in der Wolke.

Eines der Hauptprobleme im Microsoft-Kosmos (bzw. generell am Softwaremarkt) ist das immer zu weniger Entwickler und Berater vorhanden sind. Die Wiederverwendbarkeit der umgesetzten Lösungen hängt häufig von einzelnen Personen ab – diese Abhängigkeiten gilt es zu minimieren (dies ist aber bei allen Dynamics-Produkten ähnlich).

Clouds - Summer 2014„Clouds – Summer 2014“ by Pam_Broviak is licensed under CC BY-NC-ND 2.0

Durch Assistenten und vereinfachte Installationen kann eine Implementierung im Kundenumfeld direkt von der Fachabteilung ohne externe Ressourcen umgesetzt werden. Im Idealfall minimiert sich damit der Dienstleistungsaufwand von z.B. 10 PT auf 1 Std. in einem Einführungsprojekt. Wenn man pro Projekt 10 Tage benötigt, kann eine Person ca. 25 Projekte im Idealfall pro Jahr umsetzen. Wenn man 1 Std. als Annahme nimmt könnte man mit der gleichen Personenzahl 2.000 Umsetzungen durchführen. In diesem einfachen Beispiel sieht man warum der Faktor Personal der limitierende Faktor bei der Skalierung ist. Microsoft hat den Fokus auf die Benutzung der Software, da Personalressourcen immer ein Engpass sein werden.

...change...„…change…“ by ĐāżŦ {mostly absent} is licensed under CC BY-NC-ND 2.0

Ein Wechsel der Lizenzmodelle vom Softwarekauf auf Softwaremiete für laufende Einnahmen ist dabei natürlich auch ein wichtiger monetärer Grund. Der Hersteller hat damit einen kontinuierlichen meist monatlichen Erlösfluss. Der Kunde profiziert von geringeren Erstinvestitionskosten und bezahlt nur die Teile die auch verwendet werden.

Durch neue Bereitstellungsformen in der Cloud ist auch stets der Einsatz der aktuellsten Softwareversionen gegeben und Sicherheitslücken können schneller geschlossen werden z.B. die Log4j-Problematik im Dezember 2021. Außerdem kann der Hersteller meist die Systeme besser betreiben als ein Kunde mit Fokus auf andere Kernprozesse. Systemupdates und Infrastruktur können sehr schnell und kostengünstig erweitert und ausgebaut werden. Auch ist häufig die Sicherheit der Daten (also auch eine Sicherung und Wiederherstellung) bei einem großen IT-Dienstleister einfacher möglich. Durch eine Agile Softwareentwicklung mit DevOps ist eine schneller Entwicklung und Deployment zum Teil automatisiert möglich.

Bis dahin ist es natürlich ein weiter Weg und auch die Software muss „Cloud-ready“ sein. Aus diesem Grund waren die Versionen BC 13 / 14 der Übergang von einer vor Ort-Installation auf einen Cloud-Betrieb. Ab BC 14 wurden dann die Cloud-Lösungen in den Vordergrund gestellt. Die On-Premises-Installationen von BC waren aber eher ein Entgegenkommen von Microsoft für den Deutschen Markt.

Aus meiner Sicht sind das viele gute Argumente, um die Strategie und den Weg von Microsoft im Bezug auf NAV und BC zu verstehen und zu fördern. Im zweiten Teil des Beitrag werde ich den Fokus auf Branchenlösungen, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung legen.

Wie sind Ihre Erfahrungswerte beim Wechsel von NAV auf Business Central?

Veränderte Mobilität im IT-Consulting

Wer kennt aus dem Jahr 2003 noch das Second Life? Hier wurde versucht eine Virtuelle Welt (Metaversum) mit Avataren zu generieren und ein Abbild der realen Welt zu schaffen. Ähnlich wie Facebook aktuell mit seinem neuen Metaverse plant. Ich bin der Meinung das sich mit der VR-Technologie und Viren wie Corona sich nachhaltig unser Reiseverhalten (im privaten, wie auch im beruflichen Kontext) ändern wird.

In den letzten Jahren hat sich die Kundenerwartung im Bezug auf Präsenzphasen in IT-Projekten bereits deutlich gewandelt. Mit Beginn der Pandemie haben wir bereits unser Projektvorgehensmodell auf ein „100 % Digital“ Modell umgestellt. Gemeinsam wählt man hier entsprechend der Phase die beste Arbeitsweise zusammen mit dem Kunden aus.

Die Pandemie hat die Reiseaktivitäten von Fach- und Führungskräften in Deutschland nachhaltig verändert. Zum Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen benötigen wir aber häufig persönliche Treffen in regelmäßigen Abständen. In den meisten Projekten sind solche Treffen eher zu Beginn und am Ende von Projekten notwendig. Es muss also in Zukunft eine Balance zwischen Reisen die wirklich notwendig sind und virtuell angesetzten Terminen möglich sein.

Online-Termine ermöglichen es natürlich einfach Reisezeiten einzusparen und haben den Vorteil der leichteren Terminvereinbarung und sind damit effizienter. Persönliche Treffen zeugen häufig von höherer Kreativität als reine Onlinemeetings (Konfliktlösung ist auch in Präsenzphasen deutlich einfacher möglich). 

Bei statista gibt es von 2004 – 2020 eine interessante Statistik über die Anzahl der Geschäftsreisen in Deutschland. In 2019 waren es noch 195,4 Mio. Reisen pro Jahr. In 2020 ist die Anzahl auf 32,7 Mio. eingebrochen. Das hat natürlich enorme Auswirkungen auf die Tourismus-Branche, den Tagungs- und Kongressmarkt und auf die Messewirtschaft.

In unseren IT-Projekten sehe ich die Reisetätigkeiten grob um 50 % reduziert d.h. die letzten Jahre hätte ich mit ca. 3 Tagen unterwegs kalkuliert. Aktuell wird es denke ich eher bei 1 – 1,5 Tage pro Woche ankommen. Und das natürlich unabhängig vom Arbeitsort d.h. im Büro, beim Kunden, im mobilen Office oder zu Hause …

Der Wechsel wird auch durch jüngere Mitarbeiter und generell einer jüngeren Generation getrieben. Hier spielen ökologische Faktoren eine Rolle und auch das New Work mit Fokus auf Globalisierung und Digitalisierung. Auch im privaten Umfeld hat sich die letzten beiden Jahren einiges geändert. Hier kann man die Veränderung des privaten Reiseverhaltens etwas genauer einsehen. Es werden sich also auch immer weiter neue Meeting-Konzepte und Arbeitsformen ergeben und etablieren.

Wenn ich meine Perspektive auf die nächsten 5 Jahre erweitere, werden wir deutlich weniger Autos besitzen und auch weniger mit dem PKW fahren. Das würde auch bedeuten weg vom Geschäftswagen und hin zum Mobilitiätsbudget. Es werden sich mehr Car-Sharing-Anbieter ausbreiten und die Lücke mit autonomen fahrenden Autos schließen. Die aktuell etablierten Videokonferenzen werden sich in eine Online-Welt wandeln.

Wie ist eure Sicht bzw. eure Einschätzung über die veränderte Mobilität in IT-Projekten bzw. generell bei Geschäfts- und Privatreisen?

„Default Tracks“ in MKV-Dateien ändern

Ich hatte hier schon einmal über die Umwandlung von BluRay-Filmen geschrieben.

Bei manchen Konvertierungen muss man im Nachgang noch einmal „Hand anlegen“ z.B. wenn man anstatt der deutschen Tonspur die englische Tonspur als Standard hinterlegt hat und der heimische TV die Spur nicht ändern lässt.

Meistens ist eine aufwändige Änderung mit viel Laufzeit notwendig. Mit MKVToolNix geht es aber auch mit minimalen Aufwand.

Einfach mit MKVInfo die relevanten Tonspuren einsehen und dann mit MKVPropEdit anpassen.

Hier findet ihr eine kurze Anleitung, wie man unkompliziert die Tonspuren in beliebig vielen Dateien per Batch ändern kann – Change Default Tracks in MKV Files.

Hattet Ihr das Problem auch schon einmal? Gibt es einen einfacheren Weg um die Tonspuren zu ändern?