Alte Dokumente digitalisiert …

Im Frühjahr 2019 habe ich mit der kompletten Digitalisierung unserer noch physischen Medien begonnen. Hier hatte ich schon mal etwas darüber geschrieben:

Der Ablauf war grob wie folgt und hat sich je nach Art immer ein paar Monate gezogen:

  • Der Start war mit alten CD’s (später gab es dann nur noch gekaufte MP3’s)
  • Dann wurden die alten Fotoalben umgewandelt
  • Im nächsten Schritt die Digitalisierung aller Filme (DVD, BluRay)
  • Umwandlung der eigenen VHS, VHS-C Camcorder-Aufnahmen
  • Digitalisierung aller vorhandenen Papier-Dokumente

Im Sommer 2021 hatte ich dann mit dem letzten Rest der alten Papier-Dokumente und dem Scannvorgang mit dem Canon DR-2580C Dokumentenscanner durchgeführt. Die Fertigstellung war dann grob im April 2022 (und damit ist der Prozess für die alten Papierdokumente abgeschlossen).

Ich hatte ca. 30 volle Ordner im Büro an Papierdokumenten aus allen privaten Bereichen z.B. kfm. Vorgängen, Hausbau, Versicherungen, Bank, Vermögen etc. – von 30 sind ca. 10 Papierordner übrig geblieben z.B. Gebrauchsanweisungen, Unterlagen die meine Frau nicht digitalisieren möchte etc.

Ich habe ungefähr 5 GB Dokumente als JPEG + PDF abgelegt. Es wurden ungefähr 8.000 Dateien erstellt und auf grob 150 Datei-Ordner (grob Dokumentarten) verteilt. Es sind aber auch viele mehrseitige PDF’s die incl. Volltext generiert worden – ich würde mal gesamt von ca. 15.000 Seiten ausgehen, die ich digitalisiert habe. Die alten Daten wurden sehr rudimentär nur mit einer fortlaufenden Nummer nach der Ablage im Ordner hinterlegt (die alten Daten sieht sich wahrscheinlich eh niemand mehr an).

Ab jetzt läuft der Regelprozess und alle neuen Medien werden direkt beim Eintreffen digitalisiert und im Anschluss vernichtet. 🙂

Wie handhabt Ihr die Ablage eurer analogen Medien? Habt Ihr auch euren alten Bestand digitalisiert? Wie geht Ihr privat mit neu eintreffenden analogen Medien (Papier-Dokumente, Filme, Fotos, Musik etc.) um?

Die Evolution von Microsoft Dynamics NAV zu Business Central (2/2)

Im ersten Artikel bin ich auf die Bereitstellungsformen und die Änderung der Lizenzierung bzw. Strategie von Microsoft im Business Central Umfeld eingegangen. In diesem Beitrag möchte ich auf die Branchenlösungen, das Dokumentenmanagement und die zugehörige Prozessautomatisierung eingehen.

Branchenlösung

Die frühere Stärke bei individuell auf den Kunden angepassten NAV-Branchenlösungen, muss mit Business Central neu implementiert und überdacht werden. NAV-Partner entwickeln häufig Funktionen in der Branchenlösung nach (da eine Integration in das Hauptsystem des Herstellers häufig nicht möglich ist). Auch sind die „Branchen-Lösungen“ auch häufig ein Trugschluss, da eine Branche auch in sich nicht immer homogen ist – hier kann ein Teil der Branche auch ganz anders arbeiten wie andere Firmen in der Branche. In Zukunft werden Branchen-Lösungen eher wie Lego-Bausteine werden, in der man viele Bausteine zu einer Gesamtlösung von diversen Partnern zusammenbringt und damit ein eigenes Paket für die Kunden-Lösung generiert. Das heißt aber auch das die Branchenpakete kleinteiliger werden z.B. Filter-Technologie können auch in Basis-Struktur von Business Central verwendet werden und tragen damit zum Mehrwert des Gesamtsystems bei.

Produkte wie EASY for BC kann man hier als „Branchenlösung“ für Archivierung von Dokumenten sehen. Kombiniert mit einer Cloud-Lösung können immer neue Dokumentarten und Produkterweiterungen direkt und einfach beim Kunden eingesetzt werden. Spezielle Dokumentarten (die es in bestimmten Branchen gibt), können dann als Baustein gesehen werden. Durch die Standardisierung in Bausteine werden auch Funktionen standardisiert und in den Releasezyklus der Hersteller integriert. Es ist also immer mehr Infrastruktur- und Branchen-Wissen notwendig (was aber am Markt sehr selten zur Verfügung steht).

Old document with nice stamp„Old document with nice stamp“ by storebukkebruse is licensed under CC BY 2.0

Dokumentenmanagement

Im Bereich Dokumentenmanagement geht es noch einen Schritt weiter. Hier experimentieren die Hersteller mit diversen Produkten z.B. klassische Archiv-Software, Azure Blob-Storage oder Ablage in SharePoint. Microsoft orientiert sich hier als großer Baustein auf den E-Rechnungen / E-Mail-Versand z.B. PEPPOL, XRechnungen etc.

Interessant wird auch das Erfassen (Capturing) von Dokumenten. Hier gibt es noch einige Prozessverbesserungen z.B. Foto auf dem SmartPhone erstellen, OCR-Erkennung über einen Service und dann Übergabe an das ERP. Benötige ich hier für Papierdokumente überhaupt noch eine weitere Software?

Prozessautomatisierung

Automation-heating-mixing-bypass-storage-tank__16296„Automation-heating-mixing-bypass-storage-tank__16296“ by Public Domain Photos is licensed under CC BY 2.0

Im Schwerpunkt der Prozessautomatisierung sehe ich Power Automate bzw. die gesamte Power Platform als Erweiterung für Prozesse. Es können hier nicht nur Geschäftsprozesse digitalisiert und optimiert werden, sondern auch Apps für die Mobile Verwendung oder Power BI für das Reporting integriert werden.

Erstmals gibt es keine geschlossenen Workflows mehr, sondern eher eine Kombination von Prozessen – Prozessketten können übergreifend im Universum betrieben werden z.B. ein neu angelegter Kunde in Business Central bekommt automatisch eine Twitter-Erfolgsmeldung im Marketing-Segment.

Fazit

Mit Business Central stellt Microsoft mehr als ein ERP zur Verfügung. Es handelt sich um eine sehr gut in das Microsoft 365 Universum integrierte Lösung. Durch die Standardisierung und die neuen Bereitstellungsmöglichkeiten ergeben sich für die Endkunden sehr gute Integrationsmöglichkeiten.

Viele Integrationshäuser müssen sich in der neuen Welt noch zurecht finden, aber bei dem Tempo bei den Migrationen von NAV auf Business Central wird das nicht mehr allzu lange dauern. Beim Betrieb von Business Central Systemen sollte man auch gleich das vor Ort installierte System auf eine Cloud-Variante direkt bei Microsoft in Betracht ziehen. 

Welche Gründe ergeben sich für sie als Entwicklungshaus, Integrationspartner oder Endkunde in der aktuellen Microsoft Business Central Strategie / Welt?

 

Was ist das Web3 und das Metaverse?

An was denkt Ihr bei dem Begriff Metaverse? Denkt ihr erst an Mark Zuckerberg und Facebook? Denkt ihr an Virtual Reality? Oder denkt ihr daran das es in der digitalen Welt stets einen kontinuierlichen Wandel gibt?

Der Facebook-Konzern hat durch seine Umbenennung in „Meta“ eine neue Diskussion über das Metaversum und der zugehörigen Technologien entfacht. Aus meiner Sicht handelt es sich um einen größeren Umbruch als einen virtuellen Raum bzw. die „nächste Generation des Internets“.

Bei einem solchen Wandel ist eine Begriffsdefinition wichtig.

Web3

Mit dem Begriff Web3 sammeln sich Technologien und Gruppierungen, die davon aus gehen das zu wenige Services zu viel Macht im aktuellen Internet haben.

Das Web3 basiert auf der Blockchain als zentrale Technologie, incl. NFT / Kryptowährungen und einem dezentralen Browser. Mit Web3 beschäftigt man sich wer das Internet von Morgen mit Inhalten versorgt und wem die Daten gehören. Der Fokus liegt auf einer dezentralen Internetstruktur.

Metaversum

Mit dem Begriff Metaversum / Metaverse geht es darum das Erleben des Internets zu revolutionieren und die echte Welt um einer weitere Ebene zu erweitern. Aktuell greift man über SmartPhones, Tables oder am Desktop auf die Informationen zu. In Zukunft mit neuen Technologien z.B. Virtual Reality oder Augmented Reality um sich als Avatar zwischen den Welten zu bewegen.

Das Metaversum beschäftigt sich also mit dem Zugang zur neuen Generation des Internets.

Fazit

Das Web3 und das Metaversum verstehen sich also nicht als Konkurrenten, sondern überschneiden sich. Solche Überschneidungen können für den Anwender von Vorteil sein und die bessere Technologie / Architektur wird sich durchsetzen.

 

Die Evolution von Microsoft Dynamics NAV zu Business Central (1/2)

Im IT- und Software-Umfeld kommt man an Microsoft und damit an Microsoft Dynamics NAV bzw. Business Central nicht vorbei. BC hat das Ziel die Betriebsabläufe in kleineren und mittleren Unternehmen zu optimieren. Was ist aber die Strategie hinter dem Wechsel von NAV auf BC?

Als in Madrid 2018 der Wechsel von NAV auf BC angekündigt wurde, ging es zum Start um einen sanften Migrationspfad. Aus Marketingsicht war es erst einmal nur eine Namensänderung von NAV 2018 und BC 13 / 14. Als großes Ziel sollte die Flexibilität von NAV mit der Cloudfähigkeit (und damit Updatefähigkeit) gekoppelt werden um damit ein Zukunftssicheres System am Markt zu etablieren. Wichtig ist aus technischer Sicht natürlich ein „Code clean“ für den Betrieb in der Wolke.

Eines der Hauptprobleme im Microsoft-Kosmos (bzw. generell am Softwaremarkt) ist das immer zu weniger Entwickler und Berater vorhanden sind. Die Wiederverwendbarkeit der umgesetzten Lösungen hängt häufig von einzelnen Personen ab – diese Abhängigkeiten gilt es zu minimieren (dies ist aber bei allen Dynamics-Produkten ähnlich).

Clouds - Summer 2014„Clouds – Summer 2014“ by Pam_Broviak is licensed under CC BY-NC-ND 2.0

Durch Assistenten und vereinfachte Installationen kann eine Implementierung im Kundenumfeld direkt von der Fachabteilung ohne externe Ressourcen umgesetzt werden. Im Idealfall minimiert sich damit der Dienstleistungsaufwand von z.B. 10 PT auf 1 Std. in einem Einführungsprojekt. Wenn man pro Projekt 10 Tage benötigt, kann eine Person ca. 25 Projekte im Idealfall pro Jahr umsetzen. Wenn man 1 Std. als Annahme nimmt könnte man mit der gleichen Personenzahl 2.000 Umsetzungen durchführen. In diesem einfachen Beispiel sieht man warum der Faktor Personal der limitierende Faktor bei der Skalierung ist. Microsoft hat den Fokus auf die Benutzung der Software, da Personalressourcen immer ein Engpass sein werden.

...change...„…change…“ by ĐāżŦ {mostly absent} is licensed under CC BY-NC-ND 2.0

Ein Wechsel der Lizenzmodelle vom Softwarekauf auf Softwaremiete für laufende Einnahmen ist dabei natürlich auch ein wichtiger monetärer Grund. Der Hersteller hat damit einen kontinuierlichen meist monatlichen Erlösfluss. Der Kunde profiziert von geringeren Erstinvestitionskosten und bezahlt nur die Teile die auch verwendet werden.

Durch neue Bereitstellungsformen in der Cloud ist auch stets der Einsatz der aktuellsten Softwareversionen gegeben und Sicherheitslücken können schneller geschlossen werden z.B. die Log4j-Problematik im Dezember 2021. Außerdem kann der Hersteller meist die Systeme besser betreiben als ein Kunde mit Fokus auf andere Kernprozesse. Systemupdates und Infrastruktur können sehr schnell und kostengünstig erweitert und ausgebaut werden. Auch ist häufig die Sicherheit der Daten (also auch eine Sicherung und Wiederherstellung) bei einem großen IT-Dienstleister einfacher möglich. Durch eine Agile Softwareentwicklung mit DevOps ist eine schneller Entwicklung und Deployment zum Teil automatisiert möglich.

Bis dahin ist es natürlich ein weiter Weg und auch die Software muss „Cloud-ready“ sein. Aus diesem Grund waren die Versionen BC 13 / 14 der Übergang von einer vor Ort-Installation auf einen Cloud-Betrieb. Ab BC 14 wurden dann die Cloud-Lösungen in den Vordergrund gestellt. Die On-Premises-Installationen von BC waren aber eher ein Entgegenkommen von Microsoft für den Deutschen Markt.

Aus meiner Sicht sind das viele gute Argumente, um die Strategie und den Weg von Microsoft im Bezug auf NAV und BC zu verstehen und zu fördern. Im zweiten Teil des Beitrag werde ich den Fokus auf Branchenlösungen, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung legen.

Wie sind Ihre Erfahrungswerte beim Wechsel von NAV auf Business Central?

Veränderte Mobilität im IT-Consulting

Wer kennt aus dem Jahr 2003 noch das Second Life? Hier wurde versucht eine Virtuelle Welt (Metaversum) mit Avataren zu generieren und ein Abbild der realen Welt zu schaffen. Ähnlich wie Facebook aktuell mit seinem neuen Metaverse plant. Ich bin der Meinung das sich mit der VR-Technologie und Viren wie Corona sich nachhaltig unser Reiseverhalten (im privaten, wie auch im beruflichen Kontext) ändern wird.

In den letzten Jahren hat sich die Kundenerwartung im Bezug auf Präsenzphasen in IT-Projekten bereits deutlich gewandelt. Mit Beginn der Pandemie haben wir bereits unser Projektvorgehensmodell auf ein „100 % Digital“ Modell umgestellt. Gemeinsam wählt man hier entsprechend der Phase die beste Arbeitsweise zusammen mit dem Kunden aus.

Die Pandemie hat die Reiseaktivitäten von Fach- und Führungskräften in Deutschland nachhaltig verändert. Zum Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen benötigen wir aber häufig persönliche Treffen in regelmäßigen Abständen. In den meisten Projekten sind solche Treffen eher zu Beginn und am Ende von Projekten notwendig. Es muss also in Zukunft eine Balance zwischen Reisen die wirklich notwendig sind und virtuell angesetzten Terminen möglich sein.

Online-Termine ermöglichen es natürlich einfach Reisezeiten einzusparen und haben den Vorteil der leichteren Terminvereinbarung und sind damit effizienter. Persönliche Treffen zeugen häufig von höherer Kreativität als reine Onlinemeetings (Konfliktlösung ist auch in Präsenzphasen deutlich einfacher möglich). 

Bei statista gibt es von 2004 – 2020 eine interessante Statistik über die Anzahl der Geschäftsreisen in Deutschland. In 2019 waren es noch 195,4 Mio. Reisen pro Jahr. In 2020 ist die Anzahl auf 32,7 Mio. eingebrochen. Das hat natürlich enorme Auswirkungen auf die Tourismus-Branche, den Tagungs- und Kongressmarkt und auf die Messewirtschaft.

In unseren IT-Projekten sehe ich die Reisetätigkeiten grob um 50 % reduziert d.h. die letzten Jahre hätte ich mit ca. 3 Tagen unterwegs kalkuliert. Aktuell wird es denke ich eher bei 1 – 1,5 Tage pro Woche ankommen. Und das natürlich unabhängig vom Arbeitsort d.h. im Büro, beim Kunden, im mobilen Office oder zu Hause …

Der Wechsel wird auch durch jüngere Mitarbeiter und generell einer jüngeren Generation getrieben. Hier spielen ökologische Faktoren eine Rolle und auch das New Work mit Fokus auf Globalisierung und Digitalisierung. Auch im privaten Umfeld hat sich die letzten beiden Jahren einiges geändert. Hier kann man die Veränderung des privaten Reiseverhaltens etwas genauer einsehen. Es werden sich also auch immer weiter neue Meeting-Konzepte und Arbeitsformen ergeben und etablieren.

Wenn ich meine Perspektive auf die nächsten 5 Jahre erweitere, werden wir deutlich weniger Autos besitzen und auch weniger mit dem PKW fahren. Das würde auch bedeuten weg vom Geschäftswagen und hin zum Mobilitiätsbudget. Es werden sich mehr Car-Sharing-Anbieter ausbreiten und die Lücke mit autonomen fahrenden Autos schließen. Die aktuell etablierten Videokonferenzen werden sich in eine Online-Welt wandeln.

Wie ist eure Sicht bzw. eure Einschätzung über die veränderte Mobilität in IT-Projekten bzw. generell bei Geschäfts- und Privatreisen?

„Default Tracks“ in MKV-Dateien ändern

Ich hatte hier schon einmal über die Umwandlung von BluRay-Filmen geschrieben.

Bei manchen Konvertierungen muss man im Nachgang noch einmal „Hand anlegen“ z.B. wenn man anstatt der deutschen Tonspur die englische Tonspur als Standard hinterlegt hat und der heimische TV die Spur nicht ändern lässt.

Meistens ist eine aufwändige Änderung mit viel Laufzeit notwendig. Mit MKVToolNix geht es aber auch mit minimalen Aufwand.

Einfach mit MKVInfo die relevanten Tonspuren einsehen und dann mit MKVPropEdit anpassen.

Hier findet ihr eine kurze Anleitung, wie man unkompliziert die Tonspuren in beliebig vielen Dateien per Batch ändern kann – Change Default Tracks in MKV Files.

Hattet Ihr das Problem auch schon einmal? Gibt es einen einfacheren Weg um die Tonspuren zu ändern?

 

Spielt der WAF in der Digitalisierung eine Rolle?

Den WAF kennt wohl jeder. Oder etwa nicht?

Mit dem Woman Acceptance Factor meint man die Einschätzung der Zustimmung oder Ablehnung der Partnerin einer eher technisch orientierten Neuanschaffung. Spielt der WAF in der Digitalisierung auch eine Rolle oder eher nur bei technisch orientierteren Themen z.B. dem SmartHome?

Hier ein paar Beispiele für einen möglichen WAF-Konflikt im privaten Umfeld:

  • Fraglichen praktischen Nutzen oder Notwendigkeit
  • Hohe Anschaffungskosten oder hohe laufende Kosten
  • Zeit die man mit der Neuanschaffung verbringt
  • Schwierigkeiten bei der Bedienung 

Wenn man sich das Potential der Konflikte genauer ansieht, wird man merken das man den WAF wohl auch bei der Digitalisierung verwenden kann.

Welche Punkte wären euch im Digitalisierungs-Umfeld wichtig, um eine hohe Akzeptanz in der Zielgruppe (unabhängig vom Geschlecht) zu schaffen?

 

Kann man ECM-Dienstleistungen standardisieren mit einem „Producticed Service“?

Seit geraumer Zeit verfolge ich den „Producticed Service“ Podcast von Maik Pfingsten. Ich finde den Ansatz standardisierte Dienstleistungen im ECM-Bereich in einen „Service“ umzubauen sehr interessant.

Ich finde das zugrunde liegende Modell sehr passend:

  • Mensch
  • Problem
  • Lösung
  • Prozess

Wenn man hier auch noch alle Prozess in der Wertschöpfung betrachtet (Sales, Service, Followup) kann man einem Kunden sehr gut eine hochqualitative Dienstleistung zu einem festen Preis (und damit kalkulierbar) als Mehrwert liegen. 

Aber in vielen Diskussionen mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern im IT-Consulting nehme ich folgende Standpunkte wahr:

  • Wir können unsere Dienstleistung nicht standardisieren, weil unsere Themen zu komplex sind …
  • Wir können unsere Dienstleistung nicht standardisieren, weil der Kunde unsere Beratung möchte …
  • Wir können unsere Dienstleistung nicht standardisieren, weil unsere Kunden das nicht möchten …
  • Wir können unsere Dienstleistung nicht standardisieren, weil wir unsere Kunden nicht über den Tisch ziehen möchten …

Welche dieser Argumente sehen Sie als valide Punkte an? 

Ich überlege schon länger, warum es im ECM-Consulting (also einer Nische im IT-Consulting) keine standardisierten Dienstleistungen bzw. wenige Services gibt. 

Aus meiner Sicht sind die vier oben genannten Punkte hauptsächlich vorhanden, da sich der Dienstleister oder der Kunde nicht umstellen möchte. Ich bin fest der Überzeugung, wenn wir mit Mehrwerten und qualitativ hochwertigen Services den Kunden begeistern, dass damit eine hohe Standardisierung und damit Automatisierung im Bereich ECM-Consulting möglich ist.

In den Zeiten des Cloud-Business und immer schneller werdenden Veränderungen im IT-Bereich ist eine hohe Standardisierung von Lösungen und damit auch von Kundenservices nicht nur möglich, sondern auch notwendig. W

Relativ einfach können aus meiner Sicht „Installation Services“ und Updates als Service standardisiert werden. Jegliche technische „Basis-Konfiguration“ (in unserem Beispiel für Microsoft Business Central) kann auch schnell als Service angeboten werden. Bei Änderungen von Geschäftsprozessen (in unserem Beispiel der Eingangsrechungsprozess) bin ich mir über den Service noch nicht ganz sicher.

Welche „Producticed Services“ sehen Sie als Kunde, Dienstleister oder Geschäftspartner im ECM-Bereich?

 

Display-Update im Büro mit 49 Zoll Samsung C49HG90DMU

Über einen Zufall gab es ein „kleines“ Display-Update bei uns zu Hause im Büro. Es wurden zwei alte HD / Full-HD Monitore gegen einen Samsung 49 Zoll C49HG90DMU Curved-Monitor getauscht.

Das Seitenverhältnis mit 32:9 und eine Bildschirmauflösung von 3.840 x 1.080 Pixel sind zum Beginn etwas ungewohnt. Aber die Größe und das gebogene Display ergeben schon ein sehr gutes Bild.

Da der Monitor auch direkt zwei Quellen einbinden kann, ist es nun auch für mich möglich einen PC und einen Fire-TV direkt anzusteuern.

Wie unterscheiden sich mittelmäßige Webinare von guten Webinaren?

Nach der langen Pandemie und dem weniger gewordenen persönlichen Kontakten ist langsam eine „Müdigkeit“ bei der Teilnahme von Webinaren zu erkennen. Viele Teilnehmer sind im Webinar, aber machen parallel noch andere Tätigkeiten oder sehen sich nur die Zusammenfassung der relevanten Punkte an.

Welche Vor- und Nachteile aber haben Webinare? Sind Webinare ggf. die besseren Seminare?

Aus meiner Sicht sind Webinare sehr gut für einfache Vermittlung von Inhalten geeignet. Die Teilnehmer und Dozenten können sich ortsunabhängig treffen und so einiges an Fahr- und Reisezeiten einsparen. Auch kann ein Webinar auch mit etwas weniger Vorplanung als ein Präsenzseminar durchgeführt werden.

Welche Erwartungshaltung habe ich an gute Webinare:

  1. Auch bei einem kostenlosen Webinar darf es sich nicht um eine reine Werbeveranstaltung handeln
  2. Eine klare Agenda und Inhaltsangabe ist für Teilnehmer sehr wertvoll
  3. „Weniger ist mehr“ d.h. lieber auf klare und verständliche Inhalte konzentrieren
  4. Durch verschiedene Moderations- und Vortragsmethoden kann für mehr Auflockerung gesorgt werden
  5. Teilnehmer sollten regelmäßig angesprochen werden und durch Fragen sich am Webinar beteiligen – Interaktion ist gefragt!
  6. Im Idealfall übernimmt eine Person die Moderation und eine Person den Inhalt – so ist die Verteilung der Aufgaben und Zuständigkeiten von Vorne herein geregelt
  7. Ein sinnvoller Mix an Medien sorgt für mehr Unterhaltung
  8. Eine Diskussionsrunde am Schluss klärt die offenen Fragen (aber man sollte sich nicht in der Diskussion verzettelt)
  9. Ein Ende eines Webinares gibt es immer eine klare Call-To-Action

Welche Punkte sind Ihnen beim Besuch eins Webinars noch wichtig? Wie unterscheidet sich aus Ihrer Sicht ein gutes von einem sehr guten Webinar.