Die Strukturierung im Projekt

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Nachdem man in der Projektinitiierung die groben Ziele und Aufgaben definiert hat, ist in der Projektstrukturierung etwas mehr Detailarbeit gefragt.

Im Idealfall werden die Anforderungen aus dem Projektauftrag strukturiert und die Arbeitspakete beschrieben.

Aber welche einfachen Mittel gibt es nun für eine gute Ordnung im Projekt?

Ergebnisplan

Der Ergebnisplan wird nur einmalig verwendet und geht in den Projektstrukturplan (PSP) über. Hier kann man einfach und anschaulich die monetäre Sichtweise und die leistungsorientierte Sichtweise incl. der Ziele darstellen.

Projektstrukturplan

Im PSP werden dann alle Anforderungen des Projektplans in Projektphasen und Aufgabenpaketen übersichtlich in einer zeitlichen Abfolge darstellt. Der PSP ist damit das zentrale Instrument für die Projektplanung.

Arbeitspaketspezifikation

Abschließend kann man in der Arbeitspaketspezifikation die abgeschlossenen Pakete, Aufgaben und Termine einfach beschreiben. Damit existiert auch ein einheitliches Verständnis über die umzusetzenden „TODOs“ – dies erleichtert das Projektcontrolling enorm.

Zusammenfassung

Wenn man also den Ergebnisplan zur Beschreibung der Projektteilergebnisse einfach erstellen kann, der PSP als zentrales Steuerungselement des Projektmanagements zu sehen ist und man mit den Arbeitspakete die zu erfüllenden Leistungen im Rahmen eines Projekts einfach definiert, warum werden dann genau diese Elemente in Projekten häufig nicht beachtet?

Gibt es Gründe warum man auf die Projektstrukturierung / Projektplanung verzichten kann?

Der Auftrag im Projekt

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Oft wird über den Projektauftrag als eines der wichtigsten Dokumente zum Projektstart gesprochen. Aber in welchen Projekten ist der Auftrag zu Beginn klar?

Mir fällt oft auf, dass in einem Projekt kein klares Ziel / Zieldefinition vorliegt. Mit der SMART-Methode könnte man beim Projektstart und dem Projektauftrag einige Missverständnisse aus dem Weg räumen.

In den Projektzielen sollten folgende Themen angedacht und beschrieben werden:

  • Strategie – Was erreicht man mit der Veränderung im Projekt?
  • Projektziel – Was soll verändert werden?
  • Projektergebnis – Was ist zu liefern?
  • Aufgaben – Was ist zu tun?

Neben den Zielen ist aber auch die Abgrenzung in einem Projekt sehr wichtig. Denn nur was abgrenzbar ist, ist auch planbar!

Hier ein paar Punkte für eine Projektabgrenzung:

  • Zeitliche Abgrenzung – Welche Terminplanung liegt vor?
  • Sachliche Abgrenzung – Ziele und Nicht-Ziele darstellen
  • Soziale Abgrenzung – Entsprechend des Projektteams

Wenn man diese Themen schon grob zum Projektstart klärt, hat man „gefühlt“ ein ruhigeres Projekt. Welche Themen sind aus Ihrer Sicht noch beim Beginn eines Projekts zu beachten?

 

Verbände und Zertifikate für das Projektmanagement

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Bei Veränderungen im Arbeitsumfeld wird häufig ein Projekt als Umsetzungsmethode gewählt. Die meisten Projekte sind Bereichsübergreifend und müssen gut geplant und umgesetzt werden.

Für die Planung und das Management von Projekten gibt es viele Verbände und Zertifikate.

Die wichtigsten Vorgehensmodelle habe ich für mich hier zusammengefasst:

  • PMI mit der PMP-Zertifizierung
    • Größter Anbieter für Projektmanagement-Zertifizierungen mit internationaler Anerkennung
    • Wichtigster Standard
    • PMBOK Guide – „Guide to the Project Management Body of Knowledge“
  • IPMA mit der IMPA-Zertifizierung
    • Europäischer Verband
    • Wird sehr viel im deutschsprachigem Raum verwendet
    • „IPMA Competence Guideline“
  • OGC mit der PRINCE2-Zertifzierung
    • Britische Regierungsorganisation
    • Eher bürokratisches Vorgehensmodell / Implementierungsmethode
    • Hauptsächlich im englischsprachigen Raum

Welche Zertifizierungen und Vorgehensmodell sind aus Ihrer Sicht im Projektmanagement wichtig? Wie setzen Sie diese Modelle in z.B. Ihren ECM-Projekten ein?

Was ist ein Projekt?

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In vielen Unternehmen wird jede Tätigkeit als „internes Projekt“ definiert. Aber wann ist ein Projekt ein Projekt?

Ein Projekt wird oftmals verwendet um Problemstellungen oder in einem Unternehmen zu lösen. Die Aufgabe darf keine leere Hülse sein und muss entsprechend wichtig für die Firma sein.

Durch die wachsende Komplexität von Aufgaben und der ständigen technischen Weiterentwicklung (auch in der Digitalisierung) nimmt die Projektarbeit immer mehr zu.

Es gibt verschiedene Ansätze, wie man Projekte von der Linientätigkeit abgrenzen kann:

  • Zielorientiert und messbar
  • Abgrenzbar in Zeit, Umfang und Ressourcen
  • Komplexe Umsetzung notwendig
  • Es soll etwas Neuartiges entstehen
  • Das Vorgehen kann risikoreich sein
  • Die Anforderungen können sich dynamisch ändern
  • Teamarbeit ist erforderlich

Welche Kriterien sehen Sie um Projekte entsprechend abzugrenzen? Welche Gesichtspunkte sind Ihnen bei Projekten wichtig?

 

 

REST API von WordPress absichern

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Das populäre Content Management System (CMS) WordPress basiert auf einer öffentlich zugängigen REST API.

In diesem Artikel habe ich gelesen, dass die RSET API im Standard ohne einen Benutzer / Passwort direkt im Internet verfügbar ist.

Über folgende beide Aufrufe könnt Ihr eure WordPress-Installation selbst kontrollieren:

https://www.deineurl.de/wp-json/
https://www.deineurl.de/wp-json/wp/v2/users/

Im ersten Schritt wollte ich meine Homepage über die functions.php des Enfold-Themes entsprechend absichern. Nach genauere Betrachtung ist mir aufgefallen das diese Änderung nicht Update-sicher ist und damit bei jeder Software-Aktualisierung erneut durchgeführt werden muss.

Im zweiten Schritt habe ich dann das Plugin Disable WP REST API installiert und verwendet. Damit bekommt ein nicht angemeldeter Benutzer keine Informationen mehr über die WordPress-Instanz zu Gesicht.

Eine offene REST API im Internet finde ich heutzutage etwas schwierig. Weiß jemand, warum diese API von WordPress im Standard öffentlich zugänglich ist?

3 Jahrzehnte Microsoft Windows

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Von einer grafischen Bedienhilfe für DOS wurde Windows zum echten Betriebssystem ausgebaut.

Begonnen hat die Ära der Betriebssysteme bei Microsoft mit DOS 1.0 1981. Die erste Windows-Version 1.0 wurde 1985 veröffentlicht.

Im Laufe der Jahrzehnte gab es viele Änderungen in Details, aber gab es auch viele wegweisende Änderungen?

Es gab die Architektur-Wechsel von 16 bis 64 Bit, den Wegfall der DOS-Basis, die neue NT-Basis und viele verschiedene Bedienungsmöglichkeiten.

Bei Wikipedia kann man einen Zeitstrahl der diversen Versionen einsehen. Es ist schon interessant wie viele verschiedene Versionen und Architekturen es des Betriebssystems gab.

Meine ersten Berührungspunkte hatte ich mit DOS 6.0, WfW 3.1 und NT 3.51. Ab welcher Version waren Sie dabei?

Das Eisbergmodell in der Kommunikation und Projektmanagement

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In der Kommunikation und im Projektmanagement hat man immer wieder mit dem Eisbergmodell zu tun.

Hier bei Wikipedia sieht man das Eisbergmodell, das man als Grundlage in der zwischenmenschlichen Kommunikation sehen kann:

Das Eisbergmodell (Wikipedia)

Im Eisbergmodell geht man davon aus, dass man ca. 20 % (also ein kleiner Teil) der Botschaften direkt wahrnehmen kann z.B. Sachinformationen wie Zahlen, Daten und Fakten.

Ca. 80 % (also der größere Teil) der Botschaften ist auf der Beziehungsebene zu sehen und wird dort übertragen z.B. Stimmungen, Gefühle und Wertvorstellungen.

Oftmals wird auch das Pareto-Prinzip (80-20-Regel) als Grundlage verwendet / gesehen.

Wer verwendet in seiner Kommunikation aktiv das Eisbergmodell?

(Handschriftliches) Ausfüllen von (PDF)-Dateien auf dem Surface

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Im vorherigen Artikel hatte ich schon einmal beschrieben, welche Optionen es für handschriftliche Notizen in PDF-Dateien auf dem Surface sehe.

Ich habe jetzt etwas weiter getestet und die dort beschriebenen Optionen wieder verworfen.

In meinem aktuellen Microsoft / Office 365 Umfeld, möchte ich alle Notizen zentral in der Applikation OneNote ablegen.

Hier habe ich noch zwei Möglichkeiten direkt ohne externe Software getestet:

  1. Notwendige Datei per Druck an OneNote senden –  „OneNote (Desktop)“ oder „OneNote for Windows 10“ und dort die Weiterverarbeitung als OneNote-Seite vornehmen
  2. Notwendige Datei per Dateiimport in OneNote importieren (und dann mit einem Rechtsklick auf das Bild „Bild als Hintergrund festlegen“ markieren

Wenn man sich nun eine gute OneNote-Struktur aufgebaut hat, dann kann man auch sehr gut mit Tages-, Wochen- und Monatsplaner auf Basis einer Datei im OneNote arbeiten. Daraus kann man sich dann für seinen Anwendungsfall (bei mehrfacher Verwendung) auch noch eine Vorlage generieren.

Was aktuell nicht so gut klappt, ist entweder per Tastatur auf die Datei schreiben (hier passt häufig das Textfeld nicht zum Dateilayout), per Stift (diesen habe ich nur an dem Surface-Endgerät, aber nicht am PC / Notebook) oder die Lesbarkeit (hier ist meine Handschrift doch etwas schlechter, das ist für persönliche Notizen aber in Ordnung).

Hat jemand bereits Erfahrung mit handschriftlichen Notizen in OneNote? Wie füllen Sie Formulare aus, damit diese in OneNote wieder verwendet und gefunden werden können?