Mitarbeiter-Rückmeldungen / Updates einholen, ohne zu stören: Teams Updates smart per Power Automate weiterverarbeiten
In der modernen Arbeitswelt sind effiziente Rückmeldungen von Mitarbeitern essenziell – besonders in projektorientierten Umgebungen. Microsoft Teams bietet mit der integrierten Updates‑App ein nützliches Tool, um strukturierte Abfragen zu erstellen und Informationen zentral zu sammeln. Doch was tun, wenn man diese Informationen außerhalb von Teams nutzen möchte? In diesem Beitrag zeige ich, wie man mit Hilfe von Power Automate genau das erreichen kann.
Was macht die Teams Updates‑App?
Die Updates‑App in Microsoft Teams ermöglicht es, strukturierte Anfragen an Teammitglieder zu stellen – zum Beispiel tägliche Projektstände, Check‑ins oder Fortschrittsberichte. Diese Anfragen können einmalig oder wiederkehrend (terminiert) erstellt werden, was die Organisation regelmäßiger Feedbacks deutlich vereinfacht. Die Rückmeldungen erfolgen direkt in Teams – ohne zusätzliche Tools oder Formulare.
Der Anwendungsfall: Projektstände abfragen – ohne Unterbrechung der Arbeit
Mein Ziel war es, regelmäßig Projektstände von Mitarbeitern einzuholen, ohne sie durch Meetings oder Chat‑Nachfragen in ihrem Arbeitsfluss zu stören. Die Updates‑App ist dafür ideal: Sie erinnert die Mitarbeiter automatisch und bietet ein einheitliches Format für die Antworten.
Allerdings gibt es eine Einschränkung: Die Antworten sind nur innerhalb von Teams abrufbar und nicht teilbar oder zentral exportierbar. Das macht die Weiterverarbeitung – z. B. für Projektleiter oder Management – schwierig.
Die Lösung: Power Automate
Mit Power Automate lässt sich dieses Problem umgehen. Die Plattform erlaubt es, Workflows auf Basis der eingehenden Updates zu erstellen – inklusive automatisierter Weiterleitung oder Speicherung der Inhalte. Und so funktioniert’s:
Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung
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Erstelle einen automatisierten Cloud‑Flow in Power Automate.
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Verwende den Trigger:
→ Updates App (Microsoft 365)
→ „Wenn ich eine neue Aktualisierung erhalte, die an eine bestimmte Anfrage gebunden ist“
→ Dies ist ideal, wenn du bereits ein konkretes Update‑Formular in Teams erstellt hast -
Wähle die entsprechende Anforderung (z. B. Projekt‑Update „Q2 Status“) aus
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Verarbeite die Daten weiter, z. B.:
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Versenden einer E‑Mail mit den Inhalten
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Speichern der Antworten in einer SharePoint‑Liste
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Weitergabe in eine Excel‑Tabelle oder ein Power BI Dashboard
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Zum Einstieg empfehle ich: Nutze die Aktion „E‑Mail senden (V2)“, um bei jeder neuen Rückmeldung automatisch eine Benachrichtigung zu erhalten
Fazit: Microsoft 365 + Power Automate = Transparenz & Effizienz
Die Kombination aus der Updates‑App in Microsoft Teams und Power Automate eröffnet neue Wege der Zusammenarbeit. Rückmeldungen werden gezielt eingeholt, ohne Mitarbeiter zu unterbrechen, und können automatisiert dorthin weitergeleitet werden, wo sie benötigt werden. Das schafft mehr Transparenz, effizientere Kommunikation und reduziert manuellen Aufwand – ein echter Gewinn für jedes Team.