Effektive 1:1 Meetings im beruflichen Umfeld

Welche Vorteile haben 1:1-Meetings im Gegensatz zu Gruppen-Meetings? 

Gruppen-Meetings sind sinnvoll um Informationen zu verteilen, Entscheidungen zu finden oder ein Brainstorming durchzuführen. In einem 1:1-Meeting steht die Offenheit und Ehrlichkeit im Vordergrund. Im 1:1-Meeting soll Feedback und die persönliche Weiterentwicklung in einer persönlichen Atmosphäre im Fokus stehen.

Die Agenda und die Besprechungsinhalte sollten immer für beide Teilnehmer zugänglich ist (um sich entsprechend vorbereiten zu können). Außerdem sind die 1on1-Meetings häufig die effizienteren Meetings, da man mit einer höheren Konzentration als im Gruppen-Meeting teilnimmt (der Blickkontakt „zwingt“ zur Aufmerksamkeit). Außerdem sind die Termine besser für introvertierte Mitarbeiter geeignet.

Die zeitliche und örtliche Flexibilität ist durch den kleineren Teilnehmerkreis höher. Der Ort kann auch spontan angepasst werden z.B. Verlegen in die Kaffeeküche. Außerdem gibt es im direkten Gespräch häufig auch es eine bessere Feedback-Kultur, als wie in einer größeren Gruppen. Durch die wenigeren Ablenkungen im persönlichen Gespräch z.B. Zwischenfragen etc. ist auch ein höherer Fokus auf die Inhalte möglich. Aus meiner Sicht sind 1:1-Meetings die ideale Meeting-Form um Beziehungen zu vertiefen.

Verwendet Ihr Software-Lösungen für das Nachhalten der Ergebnisse eurer 1on1-Meetings? Welche Vorteile sehen Sie in 1:1-Meetings?

 

Consulting-Retrospektive Q2 / 2021 am 02.07.2021

Am 29.06.2021 kam das Vorbereitungspaket für unsere Consulting-Retrospektive Q2 / 2021 am 02.07.2021 per Post an. Auf ein sehr gutes Quartal 2 muss man natürlich auch anstoßen! 🙂 #oneHENRICHSEN

Networking für den beruflichen Erfolg?

Was ist Networking (zu deutsch: Netzwerken)? Beim Netzwerken geht es um das systematische und bewusste Aufbauen und Pflegen von Kontakten. Man hat ein bestimmtes Ziel vor Augen das in einem Plan dargestellt wird. Wichtig ist hier Klasse anstatt Masse (die richtigen Kontakte zum Netzwerk sind relevant). Im Vordergrund steht der Austausch von Wissen d.h. ohne Gegenleistung erst einmal Wissen geben bevor man Wissen einholen möchte. Das ideale Netzwerk ist mit Menschen aufbaut, die ähnliche Ziele wie man selbst verfolgt.

Welche wichtigen Kriterien gibt es für das Networking? Offenheit und Vertrauen sind die wichtigsten Kriterien für gutes Networking. Damit hat man eine gute Grundlage für den Aufbau des eigenen Netzwerks.

Welche Vorteile ergeben sich als aktiver Networker? Als Networker ist man besser informiert als andere Personen im Unternehmen. Für den beruflichen Aufstieg ist das ein wichtiges Kriterium. Ein gutes Netzwerk ist auch zu bestimmten Themen und Branchen wichtig, um schnell an Informationen zu kommen. Gut vernetzte Mitarbeiter sind damit auch für die Firma ein enormer Vorteil.

Wie baut man aktiv ein Netzwerk auf?

  • Aktiv sein (erst geben, dann nehmen)
  • Zeit und Geduld haben
  • Beziehungen aufbauen
  • In Kontakt bleiben und Beziehungen pflegen
  • Spaß haben

Wie pflegen Sie Ihr Netzwerk bzw. bauen dies aktiv auf? Auf welchen Networking-Plattformen sind Sie aktiv tätig?

Wie bewältigt man immer schneller werdende Veränderungen?

Wie bewältigt man immer schneller werdende Veränderungen im privaten und geschäftlichen Umfeld? Wird es wieder ruhiger oder beginnt die Geschwindigkeitssteigerung durch den technologischen Wandel jetzt erst?

Das generelle Vorgehen beim Change Management hatte ich hier schon einmal beschrieben. In meinem Verständnis wird der technologische Wandel und damit die Geschwindigkeit von Änderungen in jedem Bereich immer mehr zunehmen! Die Digitale Transformation bedeutet immer schneller werdender technologischer Wandel (und damit auch mehr Handlungsgeschwindigkeit). Und auf diese Geschwindigkeit haben wir keinen Einfluss …

Warum sind aber Veränderungsprozesse häufig mit Verlustgedanken belegt? Wird sind doch durch laufende Anpassung und Veränderungen nur so von der Steinzeit in die Moderne gekommen! Es gibt natürlich immer Höhen und Tiefen und bessere und schlechtere Zeiten. Aus meiner Sicht ist eine hohe Resilienzfähigkeit jedes Individuums und der Organisationen notwendig.

Das Mantra das „Die Schnellen fressen die Langsamen“ hört man immer häufiger und beschreibt unser aktuelles Weltbild aus meiner Sicht ziemlich gut. Agile Unternehmen sind die Unternehmensform der Zukunft. Neue Arbeitskonzepte werden sich etablieren und die bekannten Arbeitsstellen werden verschwinden. Und damit sind auch andere Führungsqualitäten notwendig.

Das Wirtschaftssystem muss sich ändern – also vom Produktionsfaktor Arbeit hin zu einer Wissensgesellschaft. Es wird sich damit auch langfristiges Handeln in Zukunft wesentlich mehr auszahlen (Ökologisch). Es wird neue Player am Markt geben und etablierte Unternehmen werden nicht bestehen. Und ganz wichtig: Die Gesellschaft muss mit mehr Informationen und Datenmengen besser umzugehen lernen. 

Welche konkreten Tipps gibt es um mit den immer schneller werdenden Veränderungen besser zurecht zu kommen:

  1. Komfortzone Verlassen und Ängste überwinden
  2. Resilienz stärken und damit Stress leichter meistern (Psychologische Widerstandsfähigkeit)
  3. Eine lösungsorientierte Zukunftsplanung mit hoher Selbstverantwortung und Selbststeuerung forcieren
  4. Durch einen realistischen Optimismus die Akzeptanz des Äußeren voran treiben
  5. Fähigkeit zu Netzwerken (in allen Bereichen) verbessern
  6. Emotionale Phasen der Veränderung verstehen
  7. Scheitern als Chance nutzen

Welche weiteren Tipps gibt es um mit immer schneller werdenden Veränderungen im privaten und geschäftlichen Umfeld  getrieben durch die Technologie besser zurecht zu kommen? Ich bin gespannt auf weitere Vorschläge und Hinweise.

 

Präsenztermine nach der Pandemie in 2021 im Consulting?

Wie sieht es mit Präsenzterminen in 2021 im Consulting oder kundennahen Tätigkeiten in den IT-Vertriebs- und -Beratungsorganisation aus? Nach meiner persönlichen Einschätzung leider nicht sehr viel besser als 2020! Im Digitalisierungsumfeld ist man den dezentralen Einsatz, das hybride Arbeiten und das digitale Projektvorgehensmodell ja bereits gewohnt (es lässt sich auch gut mit ECM verbinden).

Was hat sich aber persönlich bei mir geändert? Die letzten Jahre war ich eher 100 Nächte pro Jahr im geschäftlich unterwegs und davon auch meistens in Hotels untergebracht.

Wie sieht das jetzt im Jahr 2020 / 2021 im Vergleich zu den Jahren davor aus? Mittlerweile ist man froh, wenn man sich überhaupt im Büro mit Kollegen oder geschäftlich mit Kunden und Geschäftspartnern treffen darf. Alle Events und Veranstaltungen wurden von Präsenz auf Online umgestellt. Gefühlt gibt es fast keinen direkten und persönlichen Kontakt im Business-Umfeld mehr. Stellen wir uns alle so die Zukunft vor? Aktuell ist man aber auch schon sehr froh über einen stabilen Arbeitgeber, der von der Krise und der Digitalisierung profitiert – aber wie sieht es mit der Gastronomie und der Kunst aus?

In 2021 und 2022 wird sich der Trend bei der aktuellen Politik aus meiner Sicht fortsetzen d.h. Reisetätigkeiten werden immer weniger und der persönliche Kontakt wird sich auf Online-Medien beschränken – oder sehe ich das etwas zu pessimistisch?

Was versuchen wir weiterhin im Beratungsumfeld aktiv voranzutreiben?

  1. Einmal pro Quartal ein Präsenz-Consulting-Meeting mit unseren Mitarbeitern, Kollegen und Geschäftspartnern (realistisch bekommen wir es aber nur einmal pro Jahr vernünftig organisiert)
  2. Teams-Meetings müssen besser organisiert werden z.B. Teams Live Sessions, Breakout Rooms
  3. Informationsaustausch zwischen dezentralen Einheiten optimieren
  4. Collaboration und gemeinsames Arbeiten unabhängig von der Firmenorganisation kann verbessert werden

Mein Fazit

Es wird also immer noch schwierig in 2021 neuen Mitarbeitern eine persönliche Einarbeitung zu bieten (hier zählt die Abwägung der Gesundheit mit der persönlicher Bewegungsfreiheit vorzunehmen – das sollte aus meiner Sicht jeder selbst entscheiden können und nicht durch Vorgaben von Behörden vorgegeben bekommen).

Unser firmenübergreifendes 2-Tages-Meeting als „Sozial-Event“ wurde im Mai 2021 auf Wunsch der Mitarbeiter und der aktuellen Pandemie-Zahlen abgesagt. Realistisch wird es im Q2 / 2021 keine Nachholtermine geben. Wird es im Q3 oder Q4 / 2021 ggf. etwas?

Positiv ist damit natürlich die Bestätigung in unserem Vorgehensmodell „100 % Digital“.

Auch wenn wir anstatt 100 % Digital gerne bei 80 % Digital wären und neue Kunden in Projekt-Kick-Offs und Schulungsphasen gerne wieder persönlich sehen würden. 🙂

Gesunde Ernährung in der IT-Beratung

Jeder will gesund und fit sein. Die Gesunde Ernährung ist natürlich nur ein Baustein dabei. Ist eine gesunde Ernährung bei reiseintensiven Berufen wie der IT-Beratung möglich? Ja ist es!

In den Corona-Zeiten ist es natürlich etwas einfacher, da vermehrt Tätigkeiten ins HomeOffice oder Kundenaktivitäten in die virtuelle Welt verlagert werden. Aus meiner Sicht wird sich die der Anteil der Geschäftsreisen auch nach der Pandemie minimieren. Vor 2020 wäre ich von einer Reisetätigkeit von 3 Tage pro Woche ausgegangen. Ab 2022 gehe ich von 1 Tag pro Woche aus.

Bei einem Blick in meine Vergangenheit, muss ich eingestehen, dass eine gesunde Ernährung bei mir nicht immer im Fokus war. Die vielen Hotelübernachtungen, das meist ungesunde Essen und kaum Sport haben für ein paar Kilos zu viel gesorgt. In 20215 hab ich dann meinen Lebensstil geändert. Ich habe eine Ernährungsumstellung begonnen und als Sportart das Laufen für mich entdeckt (weil das unabhängig vom Ort immer möglich ist).

Im Bezug auf die Ernährung muss jeder für sich die richtige Methode finden.  Mit hat das Programm bei schlankr.de dabei sehr geholfen.

Ich habe mir folgende Gewohnheiten über die letzten Jahre antrainiert:

  • Regelmäßiges Protokollieren aller ernährungsrelevanten Themen
  • Regelmäßiges Wasser-Trinken (Min. 1,5 Liter am Tag)
  • Regelmäßig das Gewicht kontrollieren
  • Kohlehydratreduzierte Ernährung (aber dennoch ausgewogen)
  • In meinem Fall mit etwas mehr Sport kombiniert
  • Weitestgehender Verzicht auf Alkohol
  • 6 Tage in der Woche auf eine gesunde Ernährung achten, 1 x pro Woche einen Cheat-Day
  • Konzentration auf das Wunschgewicht als Ziel

Im meinem Fall war die Ernährungsumstellung recht einfach. Ich habe hauptsächlich Abends auf Kohlehydrate verzichtet z.B. Anstatt Steak mit Pommes ein Steak mit Salat. Ich habe auch darauf geachtet nicht  mehr zwei Mal am Tag warm zu Essen, sondern nur einmal. Firmen können im beruflichen Alltag natürlich auch mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement unterstützen.

Welche Tipps habt Ihr für einen gesunden Arbeitsalltag im Beraterleben?

Den eigenen Arbeitsalltag & Meetings optimieren

Sobald Mitarbeiter fachliche oder personeller Verantwortung haben, verbringen sie sehr viel Zeit in Meetings. In diesem Beitrag gibt es ein paar Denkanstöße rund um das Thema IT-Consulting.

In den letzten vier Artikel habe es sehr viele Zeit- und Organisationstipps. Nehmen Sie die für sich besten Tipps heraus und setzen Sie diese in Ihrem Arbeitsalltag um. Behalten Sie dabei aber auch immer die bereits gut funktionierenden Dinge des Zeitmanagements bei und verbessern konsequent Ihre potentiellen Schwachstellen.

Meetingitis im Unternehmen

In einem Geschäftstermin sollte man immer vorab die Agenda anfordern und klären ob man die ganze Zeit am Termin teilnehmen muss. An Terminen sollte man nur an Agendapunkten teilnehmen an denen man etwas beitragen kann oder es den eigenen Bereich betrifft. 

Häufig kann man Meetings und deren Länge anhand bestimmter anschließender Termine z.B. Mittagspause planen (der Zeitpunkt des Meetings hat Einfluss auf due Produktivität und Effektivität). Es sollte immer eine Person für die Einhaltung der Zeiten in der Agenda (Maximaldauer für Agendapunkte definieren) zuständig sein – im Idealfall ist das nicht der Abteilungseiter / Organisator des Termins.

Das Gas-Prinzip bei Aufgaben

Gas dehnt sich soweit aus wie es Platz hat. Ist es nicht auch so bei Aufgaben?

Für Aufgaben sollte man sich immer eine Maximaldauer definieren und dann aus der tatsächlichen Dauer lernen. Bis zu einer Deadline / Uhrzeit sind meistens die Aufgaben fertig (wenn die Deadline früher wäre, würde man die Aufgabe auch schaffen). Man sollte dabei die wirkliche Deadline (z.B. gesetzliche Fristen, Meilensteine im Projekt) und Deadline die man sich vornimmt (z.B. Meilenstein mit persönlichen Pufferzeiten) unterscheiden.

Es kann auch helfen sich eine Erinnerung mit der maximalen Zeit der geplanten Dauer zu setzen z.B. Wecker, Uhr etc. (die Erinnerungsfunktion hilft um die Zeiteinhaltung besser zu gewährleisten)

Stundenwerte kennen

Was ist eine eigene Arbeitsstunde wert? Was kostet die Stunde eines Arbeitnehmers?

An den Stundenwert kann man sich über die Kosten nähern. Häufig reicht es den Bruttojahreslohn durch 1.000 teilen (normal auf 2.000 Arbeitsstunden, mit 1.000 sind Lohnnebenkosten beachtet) – mit diesen Wert hat man einen grobe Näherungswert.

Dieser Wert liefert eine höhere Sensibilität und regt zum Nachdenken über den Wert der Zeit an. 

In einem Meeting kann man mit der Anzahl der Teilnehmer rechnen z.B. interner Verrechnungssatz 700 Euro pro Tag = 87,5 Euro – wieviel kostet uns das Meeting?

VIP-Liste

In vielen Fällen kann bei regelmäßigen Störungen auch das Anlegen einer VIP-Liste helfen:

  • Wer soll (fast) immer durchgestellt werden?
  • Wer soll fast nie durchgestellt werden?
  • Welche Themen sollen durchgestellt werden?

Man kann sich eine Positiv-Liste mit VIP-Personen erstellen – die Personen auch in dringenden Fällen stören dürfen. Oder man kann eine Negativ-Liste mit Personen erstellen – die viel Zeit kosten.

Es kann natürlich personenbezogen oder inhaltsbezogen gefiltert werden.

Pünktlichkeit

An manchen Regeln gibt es nichts zu rütteln: Seien Sie pünktlich, denn Pünktlichkeit vermittelt Zuverlässigkeit!

Man sollte nicht nur mit gutem Beispiel voran gehen, sondern z.B. auch Meetings zu krummen Zeiten planen (für Raumwechsel, Pausen zwischen Meetings etc.) – in den ersten Minuten verliert man dann nicht viel an Produktivität.

Antizyklische Planung

Gehen Sie soweit möglich immer antizyklisch vor d.h. man sollte Stoßzeiten vermeiden. Das kann im einfachsten Fall Anreisen betreffen oder auch Jahreszeiten an denen Dienstleister mehr Zeit zur Verfügung haben.

Man kann auch die Anzahl der Arbeitsstunden an bestimmten Tageszeiten anpassen z.B. Eule, Lerche z.B. 6 – 14 Uhr anstatt 8 – 16 Uhr.  Dabei sollte man beachten nur die Randzeiten antizyklisch zu nutzen (wenn möglich) – nicht früher anfangen und später aufhören!

Newsletter und Werbung

Bei Werbepost sollte man falls möglich immer die Annahme verweigern (damit wird die Werbung sehr schnell weniger). 

Bei Newslettern kann man sich einfach aus dem Verteiler nehmen lassen. Was will man mit Informationen die man nicht mehr benötigt oder nicht liest?

E-Mails abrufen

Wie oft am Tag ist es nötig bzw. sinnvoll seine E-Mails abzurufen?

E-Mails sollte man nur so oft am Tag ansehen, wie es zeitlich notwendig ist (nicht bei jeder neuen E-Mail). Ein passender Zeitintervall muss entsprechend gefunden werden. Es gilt nicht bei jeder E-Mail aus der Arbeit gerissen zu werden.

Backups und Alternativen

Sichern Sie alle wichtigen Daten regelmäßig! Und ja: Fangen Sie jetzt damit an!

Außerdem sollte man sich nie auf die Zahl 1 erlassen z.B. 1 Person, 1 Produkt, 1 Software. Es gilt also für jedes System eine Alternative zu haben, um im Fehlerfall gerüstet zu sein.

    • (Zahl 1 = 1 1 Produkt, 1 Person, 1 Hardware usw.)

„75-Prozent“ – Regel

Um zu vermeiden das etwas im ungünstigsten Zeitpunkt auf einen zukommt, sollte man bei 75 % Erreichungsgrad bereits Platz schaffen. Dies gilt für physische Ordner, Festplatten, E-Mail-Postfächer etc.

Denn bei 99,99 % ist es immer zu spät …

Vorabinformation verteilen

Bei unangekündigten Störungen oder spontan Besuchen / Telefonaten sollte man immer vorher kommunizieren, wieviel Zeit man hat. Diese sollten begründet sein z.B. Folge-Termin, Meeting, Telefonkonferenz So können Sie den Termin entsprechend beenden!

Damit hat man ein sehr einfaches und respektvolles Kommunikationsmittel.

Delegationsliste erstellen

 In der täglichen Arbeit gilt es eine Übersicht zu getroffenen Vereinbarungen zu behalten. Dazu genügt eine einfache Excel-Tabelle oder Outlook-Aufgaben zum Kontrolltermin.

Damit kann man für die Nachweisbarkeit und Transparenz der übergebenen Themen. Auch die Zusammenfassung der übergebenen Aufgaben ist damit einfacher geben. Außerdem muss die Verbindlichkeit der Durchführung der Aufgabe vorhanden sein.

Durch die Delegationsliste kann das Hinterherlaufen bei Aufgaben vermieden werden und die eigene Reputation wird nicht geringer (wer vergisst schon gerne Aufgaben …).

Ergonomischer Rucksack für Alltagsgegenstände

Ich bin immer mal wieder auf der Suche alle Alltagsgegenstände vernünftig zu verstauen.

Jetzt bin ich auf den FLEXBAG gestoßen.

Hier sollte ich jetzt unabhängig von der Kleidung alle Wertsachen z.B. Handy, Geldbeutel, Schlüssel etc. gut und diebstahlsicher verstauen können.

Durch das ergonomische Design sollte sich die Passform auch an den Körper anpassen und auch unter eine Jacke / Sakko zu tragen sein.

Welchen Aufbewahrungsort verwendet Ihr als Mann für eure Wertsachen? Habt Ihr eine bessere Option als den FLEXBAG als Empfehlung?

Weitere Möglichkeiten der Zeitersparnis

In den letzten beiden Artikeln gab es schon ein paar konkrete Ideen zum Thema Selbst- und Zeitmanagement. Hier noch einmal ein paar Denkanstöße, wie man seinen „Flow“ optimieren kann.

Im Bereich Ablage und Posteingang, muss man sich für sich selbst eine sinnvolle Struktur erstellen. Die Struktur soll dabei so einfach wie möglich und weitgehendst einheitlich sein.

Ablagesystem

Das Ziel eines guten Ablagesystems ist es, die Suche für sich und andere zu minimieren. Dafür muss das System logisch und Nachvollziehbar sein. Es ist aber natürlich auch eine konsequente Einhaltung der Ablagestrukturen notwendig.

Farben können dabei, ähnlich wie beim Kalender, bei der Definition der Kategorien unterstützen z.B. interne Termine, externe Termine, Reisetätigkeit, Schulung etc.

Digitaler Posteingang

Beim Posteingang muss man unterscheiden ob und mit wie vielen Ordnerstrukturen man arbeiten möchte (als Richtwert kann der maximale Wert an Ordnern einer Bildschirmseite gesehen werden).

Die meisten Posteingänge lassen sich durch die besseren Suchfunktionen der Applikationen auf weniger als 5 Ordner begrenzen.

Durch Regeln nach dem Prinzip „WENN – DANN“ können auch E-Mails entsprechen vor der Bearbeitung kategorisiert werden.

Bedienung der Arbeitsmittel

Sehr viel Zeit kann man sich bei der Bedienung der Arbeitsmittel sparen. Wenn man im Büro arbeitet, ist damit das Zehn-Finger-System eine der wichtigsten Methoden. Auch sollte man alle Shortcuts für ein schnelleres Arbeiten verwenden (man arbeitet doch schneller als mit der Maus) und bei Bedarf eigene Kürzel z.B. per AutoHotkey erstellen.

Durch die Beschäftigung der notwendigen Hard- und Software kann man schnell und einfach Zeit einsparen.

Nein sagen

Die wichtigste Methode zum Zeit einzusparen ist das Wort „NEIN!“. Damit meine ich nicht, dass man nur abblockend durch die Gegen laufen soll, sondern man auch bewusst reflektiert wenn man zu etwas „JA“ oder „NEIN“ sagt.

Als guter Grundsatz kann man folgende Zeilen verwenden:

  • Jedes „Nein“ ist ein „Ja“ zu etwas Anderem.
  • Jedes „Ja“ ist ein „Nein“ zu etwas Anderem.

Unnötiges streichen

Um dies durchführen zu können, muss man seine Zeiten erst einmal protokollieren und die Verschwendungen visualisieren. Danach kann man sich an seinen Prioritäten machen und entsprechend optimieren.

Die meisten Personen machen viele Dinge die nicht sinnvoll sind z.B. Fernsehen schauen. Möchte ich nun z.B. 2 – 3 Std. pro Woche etwas tun, habe dazu keine Zeit, schaue aber 3 Std. TV am Tag – wie passt das zusammen? Im Schnitt wird in in Deutschland 4 Std. pro Tag vor dem TV verbracht. 

Sein Umfeld erziehen

Auch das ist ein wichtiger Punkt. Wichtig ist sich immer wieder folgende Fragen zu stellen:

  • Mit wem arbeiten Sie regelmäßig zusammen?
  • Wie kann die Zusammenarbeit zeitsparender werden?
  • Welche Informationen und welche Meetings sind relevant?

Wenn man diese Punkte kennt, kann man auch die Zusammenarbeit mit bestimmten Bereichen verbessern. 

Eigene Fähigkeiten verbessern

Es gibt immer wieder stressige Phasen im Beruf. Wichtig ist auch entsprechend abschalten zu können z.B. durch Kurzpausen, lange Wochenenden oder Urlaub.

Um seine eigenen Fähigkeiten zu verbessern, sollte man regelmäßig Weiterbildungen einplanen und seine Planung durch neue Ideen verbessern.

Fremdsteuerung unterbinden

Es passiert immer wieder, dass man sich „fremdgesteuert“ fühlt und man seine eigenen Prioritäten nicht mehr selbst setzen kann.

In diesem Fall sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • Wo entstehen bei Ihnen Dringlichkeiten?
  • Wo entstehen bei anderen Dringlichkeiten?
  • Wie lassen sich diese vermeiden?
  • Wie lassen sich Dringlichkeiten vermeiden? (dies sollte reflektiert werden)

Ein guter Tipp ist auch, wenn man die Zeitnot anderer Personen sieht. Könnte mir das auch passieren? Damit kann man die Situationen für sich selbst bewerten.

Checklisten und Arbeitsanweisungen

Bei wiederholenden Vorgängen sollte die Vorgehensweise immer systematisch und logisch geordnet sein. Als Mitarbeiter sollte man sich an die regelmäßige Pflege und Ergänzung von Checklisten und Arbeitsanweisungen gewöhnen. Der Fokus sollte immer auf möglichst einfache und brauchbaren Beschreibungen liegen.

Die Beschreibungen sollten für kleine Bereiche erstellt werden und die regelmäßig wiederkehrenden Dinge dokumentieren. Damit minimieren sich die Fragen von Mitarbeitern und die fehlenden Kapitel können per KVP ergänzt werden.

Ein großer Vorteil ergibt sich bei der Einarbeitung für neue Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter können die Unterlagen nach dem eigenem Tempo durcharbeiten, damit steigt die Qualität, es gibt weniger Erklärungsaufwand und die Vertretungssituationen sind leichter.