Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements

Das Zeitmanagement ist für jedes Unternehmen und jede Person ein sehr wichtiges Thema. Oft wird das Thema Zeit- und Selbstmanagement etwas vernachlässigt. In den nächsten Artikeln werden ich ein paar Prinzipien und Methoden darstellen, die bei mir im Umfeld Anwendung fanden.

Als Buchempfehlung kann ich 24:7-Zeitmanagement von Tim Reichel geben. Aus E-Learnings habe ich zu dem Thema viel bei Lecturio mitgenommen. In unseren In-House-Schulungen profitieren wir von dem Wissen von Jeanette Bastian.

Prinzipien im Zeitmanagement

An den folgenden Prinzipien kann man sich grob orientieren und seine eigene Arbeitsweise reflektieren:

  1. Ziele setzen (damit aber nicht nur Firmenziele, sondern auch persönliche Ziele)
  2. Prioritäten setzen (für die Abarbeitung der Aufgaben notwendig)
  3. Pläne aufstellen (für konzentriertes und zielorientiertes Arbeiten, denn 10 % der Planung sparen 90 % der Umsetzung)
  4. Fokus erzeugen (für erhöhte Konzentration, Multitasking vs. Singletasking)
  5. Effizient arbeiten (um das Hinauszögern und Perfektionismus zu verhindern, 80:20-Regel von Pareto)
  6. Gewohnheiten aufbauen (um neue Methoden und Prinzipien aufzubauen, eine neue Gewohnheit benötigt ca. 60 Tage bis zur vollständigen Integration)
  7. Niemals aufgeben (es gibt immer wieder Hindernisse und die wenigsten Themen sind von Anfang an komplett klar und geplant)

Methoden für die Optimierung des eigenen Zeitmanagements

Bei der Verbesserung des Zeit- und Selbstmanagements gibt es einige Methoden. Nachfolgend ein Auszug mit dem Fokus auf das Zeitmanagement.

Planung von Aufgaben

Das Pareto-Prinzip für die Verteilung von der Zeit zur Erledigung einer Aufgabe verwendet. Denn 20 % der investierten Zeit bringen häufig schon 80 % des gewünschten Ergebnisses.

Für die Klarheit der Aufgaben und Ziele sorgt die SMART-Formel.

Mit der ALPEN-Methode können Aufgaben geschätzt und terminiert werden.

Bei aller Planung aber natürlich auch die 2 Minuten Regel nicht vergessen. Denn alles was man innerhalb zwei Minuten umsetzen kann, sollte man sofort umsetzen.

Priorisierung von Tätigkeiten

Mit der Eat the Frog Methode erledigt man die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn (damit kann sich das Aufschieben von unangenehmen Tätigkeiten minimieren).

Mit einer ABC-Analyse  angewandt auf Aufgaben, kann man auch die Priorisierung entsprechend visualisieren.

Aufschieben von Aufgaben

Wer zum Aufschieben von Aufgaben (der Prokrastination) oder dem Mañana-Syndrom neigt, sollte sich mit der Priorisierung etwas mehr beschäftigen.

Da sich Aufgaben immer genau auf das Maß ausdehnen welche Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht (Parkinsonsche Gesetz), ist die Pomodore-Technik für komplexe Aufgaben gut geeignet.

Am bekanntesten dürfte das Prinzip von Eisenhower sein. Hier werden Themen nach der Dringlichkeit und Wichtigkeit entsprechen kategorisiert.

Im Zweifel natürlich nur immer die unwichtigen Themen aufschieben und die wichtigen Themen sofort erledigen.

Eigene Leistungskurve

Um seine Aufgaben den ganzen Tag richtig zu verteilen und produktiv zu Arbeiten, muss man seine eigene Leistungskurve kennen und entsprechend in den Alltag einbauen.

Zusagenmanagement

Zusagen sind abhängig untereinander d.h. Zusagen sind wichtig und müssen mit hoher Priorität geplant werden!

Dazu ist eine realistische Planung notwendig. Lieber sollte man Zusagen konservativer treffen und im Nachgang reflektieren. Es sollte auch ein entsprechender Puffer für unvorhergesehene Themen berücksichtigt werden.

Wichtig ist auch die Abstimmung mit allen beteiligten Personen, wann eine Aufgabe spätestens fertig sein muss.

Im Idealfall hinterfragt man auch die Zusagen anderer (ob es auch realistisch und mit der nötigen Priorität bearbeitet werden kann).

Transparenz der Aktivitäten

Seine eigenen Aktivitäten in einer repräsentativen Woche sollte man sich einmal komplett notieren. Also nicht nur die geplante Dauer, sondern die wirkliche Umsetzungsdauer.

Damit bekommt man eine realistische Aufstellung des eigenen Zeitbedarfs und kann das Verbesserungspotential durch Abgleich mit der Planung nutzen und die Erkenntnisse direkt umsetzen.

Denn was nicht messbar ist, kann auch nicht verbessert werden.

Fremdbestimmung im Alltag

Eine fremdbestimmte Arbeitsweise im Alltag ist das Ziel von den wenigsten Personen und wird meistens nicht gerne gesehen.

Man sollte bei neuen Anfragen nicht immer automatisch reagieren, sondern beachten was für die Situation die sinnvollste Lösung ist.

Man entscheidet selbst über die Priorisierung der eigenen Zeit.

Große Aufgaben im Zeitmanagement

Um große Aufgaben entsprechend umzusetzen, sollte man erst die größeren Themenblöcke planen und dann um kleinere Themen ergänzen.

Mit der Salami-Taktik kann man große Ziele und Aufgaben in kleine Teilschritte zerlegen. Mit der entsprechenden Vor- und Nachbereitung + Puffer ergibt sich meist eine gute Umsetzung.

Gleichartige Tätigkeiten

Gleichartige Tätigkeiten sollte man nach Möglichkeit zusammenfassen z.B. nach Kunden, nach Medium. Damit minimiert man Rüstzeiten und erhöht den Fokus auf die entsprechend Aufgabe.

Für den zeitlichen Rahmen kann man das Time Boxing nutzen  und entsprechende Aufgabenblöcke erstellen und sortieren.

Damit wird auch das stresserzeugende Multitasking vermieden und die Qualität in der Umsetzung erhöht. Dabei sind viele Projekte in Ordnung, aber man sollte versuchen an wenigen Projekten parallel zu Arbeiten.

Durch das „Abschnittsweises Konzentrieren“ wird auch der Fokus auf die Aufgabe entsprechend erhöht. Bei Wartezeiten sollte man natürlich die entsprechend freie und ungeplante Zeit ausnutzen.

Live-Talk: Virtuelle Führung und New Work am 27.01.2021

Spätestens seit März 2020 ist virtuelle Teamarbeit für die meisten Unternehmen kein Fremdwort mehr. Und auch der Begriff und die Ansätze von New Work haben in den letzten Monaten in vielen Unternehmen Einzug gehalten. Diese plötzliche, oftmals disruptive Veränderung der Zusammenarbeit stellt neue Herausforderungen an die Führung von Mitarbeitenden und Teams.

Alle sprechen darüber, doch was ist New Work eigentlich genau?

Das Konzept „New Work“ bezeichnet die Arbeitsweise der heutigen digitalen Gesellschaft. Der Begriff wurde von Frithjof Bergmann, einem austro-amerikanischen Sozialphilosophen bereits Mitte der 70er Jahre geprägt. Frithjof Bergmann geht davon aus, dass das alte Arbeitssystem veraltet ist und mit zunehmender Globalisierung nicht mehr in die aktuelle Gesellschaftsstruktur passt.

Zu dieser Veränderung gehört auch, dass Mitarbeitende bereits jetzt und in Zukunft vermehrt in virtuellen Teams organisiert sind. Doch diese zunehmende Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes und der Zeiteinteilung führt dazu, dass der Kontakt, der Austausch und die Zusammenarbeit digital stattfinden.

Doch wie muss sich, aufgrund dieser strukturellen Veränderung der Arbeitswelt unsere Vorstellung von Management, Leadership und Führungsstil verändern, um dieser neuen Realität gerecht zu werden und die Rentabilität der Projekte sicherzustellen?

Darüber wollen wir uns am 27. Januar 2021 in unserem Live-Talk mit Marie Bockstaller (Founder, Podcaster, Leader), Jana Stecher (Geschäftsführerin 1000 Elefants GmbH), Andrea Reif (Geschäftsführerin der SEETALENT UG) und mir austauschen. Ich freue mich über einen spannenden Austausch. Die Zugangsdaten und Anmeldung finden Sie unter folgendem LINK.

 

Care Paket für das HENRICHSEN Kick-Off am 21.01.2021

Dieses Jahr findet unser HENRICHSEN Kick-Off komplett virtuell statt. Für das Rahmenprogramm am 21.01.2021 wurde ein Care-Paket an alle Mitarbeiter verschickt.

Eine Jahresauftaktveranstaltung ohne persönlichen Kontakt in geselliger Runde ist auch einmal etwas Neues. Machen wir das Beste daraus … #oneHENRICHSEN

Effektiver Arbeiten mit OneNote & Tastenkombinationen

Bei der täglichen Arbeit mit dem Notizprogramm Microsoft OneNote gibt es einige Stellschrauben um ein effektiveres Arbeiten zu ermöglichen.

Bei meinem Anwendungsfall ging es darum die Tastenkombinationen / Tastenkürzel in den Formatvorlagen zu benutzen. Beim Schreiben von Notizseiten ist für mich die Verwendung von Tastenkürzeln essentiell, da ich möglichst auf die Verwendung der Maus beim Notieren verzichten möchte (der Wechsel zwischen Tastatur und Maus kostet einfach zu viel Zeit).

Im ersten Schritt habe ich keine Tastenkombinationen ähnlich der Formatierungen z.B. FETT (STRG + SHIFT + F), KURSIV (STRG + SHIFT + K) oder UNTERSTRICHEN (STRG + SHIFT + U) gefunden. Diese Tastenkombinationen kennt man aus den gängigen Microsoft Office Applikationen.

Für die Formatvorlagen habe ich aber nur folgenden weiterführenden Link mit der Lösung direkt beim Hersteller gesehen.

Dort werden im Kapitel „Formatieren von Notizen“ folgende Tastenkombinationen angegeben:

  • Anwenden der Formatvorlage „Überschrift 1“ auf die aktuelle Notiz (STRG + ALT + 1)
  • Dies kann bis zur Formatvorlage „Überschrift 6“ mit den Tasten 1 – 6 verwendet werden

An dem oben genannten Link gibt es noch einige weitere Tastenkürzel die ich in meiner täglichen Arbeit mit OneNote noch nicht im Blick hatte.

Welche weiteren Tastenkombinationen kennt Ihr um in der täglichen Arbeit mit OneNote etwas Zeit zu sparen? Gibt es weitere Tipps & Tricks für einen effektiveren Umgang mit OneNote?

Die Kosten im Projekt

Man erlebt es immer wieder das bei Projektkosten häufig die realen Kosten „unter den Tisch gekehrt werden“.

Im professionellen Projektmanagement ist aber die Planung der Ressourcen und Kosten und vor allem das Verständnis bei der Kostenschätzung essentiell wichtig.

In IT- und Softwareprojekten sind meisten die Personal- und die Materialkosten die Kostentreiber des Gesamtprojekts.

Häufig werden in Projekten die internen Mitarbeiter (EDA-Kosten) nicht komplett geplant. Aus meiner Sicht ist das ein grober Fehler und eigene Mitarbeiter müssen auch mit internen Tagessätzen in Projekten aufgeschlüsselt werden (es ist aber natürlich immer abhängig vom Auftraggeber).

Mit folgenden Punkten können Projektkosten einfach analysiert werden:

  • Planungstiefe der Kostenstruktur festlegen
  • Arbeitspakete aus dem PSP übertragen
  • Ressourcen auswählen
  • Aufwand schätzen
  • Kosten und Kostenarten ermitteln
  • Ressourcenverfügbarkeit prüfen

Mit diesem Vorgehen und ein paar Schätz-Ansätzen können also einfach die Projektkosten dargestellt werden. Durch ein aktives Projektkosten-Controlling trägt man zum positiven Projektverlauf teil.

 

Der „EASY Form Helper“

Die Organisation im Projekt

In einem Projekt gilt es sicherzustellen das die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Außerdem ist es wichtig eine eindeutige Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu gewährleisten. Eine gute Übersicht über die Informations-, Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen trägt damit essentiell zum Projekterfolg bei.

Es müssen in einer Projektorganisation die Projektrollen und die Unternehmensrollen gesehen und bewertet werden. Durch die „Linien-Tätigkeit“ und der Projektarbeit der Mitarbeiter kann es immer wieder zu Konflikten kommen.

Folgende Organisationsformen kann man grob unterscheiden:

  • Einfluss-Projektorganisation – Die Mitarbeiter bleiben in den Fachabteilunge, dadurch ergeben sich zum Teil lange Entscheidungswege
  • Reine Projektorganisation – Hier gibt es einen kompletten Projektfokus, aber Konflikte mit der Linie
  • Matrix-Projektorganisation – Es ergibt sich eine flexible Personaldisposition, aber die Ressourcenkosten sind höher

Welche Organisationsformen nutzen Sie in Ihren Projekten?

Christmas Loading …

Das „kleine Vorbereitungspaket“ für die virtuelle Team-Weihnachtsfeier am 18.12.2020:

Es gibt Wick Punsch aus Straubing, traditionelle Lebkuchen aus Nürnberg und regionalen Honig aus der Imkerei.

Der eingesparte Betrag der regulären vor Ort Weihnachtsfeier wurde an regionale Institutionen gestiftet. 🙂

 

Die Kommunikation im Projekt

In einer Projektstruktur ist eine eindeutige Definition der Informations- und Entscheidungswege wichtig. Auch müssen die regelmäßigen Kommunikationsformen mit allen beteiligten Personen klar kommuniziert werden.

Ein einfacher Kommunikationsplan als Übersicht für alle Projektbeteiligten hilft hier meistens schon. Dort werden die Informationen, die Ziele und Inhalte, die Teilnehmer, der Termin und der Ort beschrieben.

Der Kommunikationsplan sollte zum Projektbeginn gemeinsam im Team festgelegt und frühzeitig terminiert werden.

Folgende regelmäßige Termine sehe ich öfter in Projekten:

  • Kick-Off – Initialer Start des Projekts
  • Projektauftraggeber-Meeting – Projektstatus transportieren
  • Team-Meetings – Entscheidungen und Lösungen erarbeiten / finden
  • Lenkungsausschuss

Gibt es zu viele Termine in Projekten ?Welche weiteren Termine und Meetings sind für den Erfolg in Projekt notwendig?