Tipps für ein ergonomischeres Arbeiten im HomeOffice

Nach zwei Jahren mit dem Fokus auf das private HomeOffice haben sich viele neue Tipps für ein ergonomisches Arbeiten im heimischen Büro ergeben. Welche Themen setzt Ihr im HomeOffice um? Was hilft euch bei der besseren Organisation?

Was macht Ihr?

  1. Arbeitsmittel müssen gut eingerichtet sein z.B. Bildschirm, Notebook, Bürostuhl und Tisch (ggf. Höhenverstellbar)
  2. Hard- und Softwarevorgaben müssen mit dem Arbeitgeber abgestimmt sein
  3. Maximale Transparenz der Tätigkeiten durch das Teilen der Kalender, teilen der Arbeitsdateien, ein gutes Aufgabenmanagement und detaillierte Planung sind ein Minimum
  4. Den Tag strukturieren und Tagesziele mit dem Team / Teamleiter abstimmen
  5. Zugriff auf den Arbeitsplatz schützen
  6. WLAN zu Hause absichern
  7. Backups sind immer wichtig
  8. Plan B für Notfälle (wenn mal das Internet komplett ausfällt)
  9. Die Kamera wird in Onlinekonferenzen verpflichtend genutzt (ein gutes Headset ist natürlich auch notwendig)

Wie organisiert man sich besser?

  • Kaffeepausen mit Kollegen weiter pflegen (soziale Bindung)
  • Informationsfluss aufrecht halten
  • Bewegung und frische Luft einbauen
  • Mittagspausen fest einplanen
  • Auf angemessene Kleidung achten
  • Sich nicht von privaten Themen ablenken lassen
  • Fester Arbeitsplatz für mehr Koninuität

Zusammenfassung

Aus meiner Sicht muss jeder Arbeitnehmer seinen eigenen Weg finden um sich im HomeOffice / Mobilen Arbeiten richtig zu organisieren.

Welche Themen sind euch wichtig? Welche Punkte erwartet Ihr von eurem Arbeitgeber und welche Punkte seht Ihr bei euch selbst?

Business-Etikette – Noch notwendig oder ein „alter Hut“?

Die Etikette im geschäftlichen und privaten Umfeld änderte sich in den letzten Jahren.

Wie ist es mit der Gesamtheit der herkömmlichen Regeln, die die Gesellschaft vorschreibt? Welche wichtigen Regeln der „Business-Etikette“ gibt es im Umgang mit Kollegen und Kunden?

Business-Dinner

In einem Business-Dinner wird die Firma repräsentiert. Wenn es um einen erfolgreichen Projektabschluss oder einen neuen Geschäftspartner geht, ist häufig ein gemeinsames Essen geplant. Aber auch in einem etwas informelleren Rahmen sollte man sich Ziele setzen (und diese auch entsprechend vorbereiten).

Welche Themen gibt es beim Geschäftsessen zu beachten: 

  • Aufgaben des Gastgeber: Für einen guten Empfang sorgen
  • Sitzordnung: Ist euch das noch wichtig?
  • Regeln vor dem Essen: Der Gastgeber kümmert sich um seine Kunden
  • Tischrede: Ist euch das noch wichtig?
  • Toast: Ist euch das noch wichtig?
  • Das Essen: Das Essen wird formell gestartet und auch am Ende aufgehoben

Business-Smalltalk

Beim Business-Smalltalk geht es um entspannte Gespräche (aber die Themen sollten bekannt sein). Es handelt sich also um ein Gespräch mit leichten Inhalt, bei dem jeder mitreden kann und es jederzeit unterbrochen werden kann. Von der Dauer es das Gespräch meist ca. 5 – 15 Minuten lang.

Da man im Kundenkontakt ist und man auch gleichzeitig ein Vorbild sein soll, ist ein authentisches Auftreten wichtig. Ein Smalltalk ist auch immer ein Angebot und keine Pflicht für alle Gesprächsteilnehmer. Ungeeignete Themen sind z.B. jegliche Art von Spezial-Themen bei denen nicht jeder etwas beitragen kann oder Tabus z.B. Politik, Religion, Finanzielles, Krankheiten und Negatives. 

Ein gutes Smalltalk-Thema verbindet die Menschen, bezieht alle Anwesenden ein und gibt eine positive Atmosphäre.

Business-Kleidung

Was bedeutet Business-Dress bzw. Geschäftskleidung? Hier gab es die letzten Jahre die größten Änderungen aus meiner Sicht.

Die Business-Kleidung bzw. der klassische Anzug ist je nach Branche nicht mehr notwendig. Im Büro oder auf Veranstaltungen aber doch noch recht häufig zu sehen.

In der IT-Branche gibt es fast keine Termine mehr mit einer Krawatte.

Zusammenfassung

Sind euch Punkte wie eine Tischrede oder ein Toast noch wichtig beim Geschäftsessen? Wie hat sich euer Kleiderstil in den letzten Jahren im Business-Umfeld verändert?

Recruiting und Bewerbermanagement im 21. Jahrhundert

Wie sieht ein gutes Recruting und Bewerbermanagement im 21. Jahrhundert aus? 

Aus meiner Sicht hat sich das Recruting in den letzten Jahren sehr verändert. Folgende Beispiele möchte ich dazu darstellen:

  1. Das Recruting findet Online und nicht mehr in Print-Medien statt
  2. Es existiert ein Arbeitnehmermarkt d.h. der Bewerber sucht sich das Unternehmen aus und nicht mehr umgekehrt
  3. In Zeiten des Fachkräftemangels ist immer ein regelmäßiger Kontakt zu den Bewerbern und ein umfangreicher Bewerberpool wichtig
  4. Der Arbeitnehmer muss viele Informationen vorab bereit stellen und in den gängigen Sozialen Medien präsent sein
  5. In vielen Fällen ist ein rein digitaler Bewerbungsprozess möglich

Es muss im ersten Schritt der richtige Bewerber gefunden werden. Hier ist das Personalmarketing der wichtigste Punkt. In der Personalauswahl muss der passende Bewerber über die entsprechenden Auswahlverfahren ausgewählt werden. Um die Personalbindung zu Beginn zu optimieren, ist ein guter Onboarding-Prozess notwendig.

Welche Punkte haben sich aus Ihrer Sicht beim Recruting und Bewerbermanagement in den letzten Jahren verändert?

Speed Reading – Mehr Informationen in weniger Zeit verarbeiten

Das Thema Speed Reading ist in Deutschland auch Schnelllesen bekannt. Eine deutliche Unterscheidung gibt es bei privater und beruflicher Literatur:

  • Im privaten Kontakt bzw. bei Romanen will man nicht schneller lesen
  • Im geschäftlichen Kontext ist es wichtig, da die Informationsdichte immer höher wird

Durch die Informationsüberflutung ist immer mehr Bedarf zum schnellen Lesen vorhanden. es gibt immer mehr Informationen auf immer mehr Kanälen. Viel kann man da nicht dagegen tun, außer:

  • Informationen kategorisieren
  • Sinnvoll ablegen
  • Aufgaben organisieren
  • Vernünftig archivieren
  • Beherzt löschen

Das Speed Reading fällt bei mir unter „kategorisieren“ – also wie kann ich Informationen schneller Aufnehmen und für mich in einem wichtigen Kontext ablegen.

Durch die Informations- oder Wissensexplosion müssen Immer mehr Informationen abhängig vom Arbeitsplatz sondiert, bewertet und entsprechend eingesetzt werden. Die Digitalisierung treibt diesen Zustand durch schnellere Entwicklung der Technologien, globale Vernetzung des Wissens und der Zunahme der Publikationen immer stärker an.

Beim Thema Speed oder Power Reading ist es aus meiner Sicht wichtig, die Lesegeschwindigkeit bei gleichem oder besseren Textverständnis zu verbessern. Zu Beginn muss man sich seine eigene, persönliche Lesegeschwindigkeit visualisierbar und messbar darstellen.

Um die Lesegeschwindigkeit zu verbessern, kann man im ersten Schritt mit Augenkontrolle und Lesehilfen starten. Dadurch bekommt das Auge etwas mehr Orientierung. Mit Zielfragen zum Text kann konkret das Textverständnis verbessert werden (zur bewussten Wahrnehmung der Texte). Dann kann man den Textaufbau analysieren und entsprechend geschickt einsetzen. Durch die Visualisierung des Textes können die Ergebnisse auch einfacher behalten werden. 

Welche Themen sind Ihnen beim Speed Reading wichtig? Wie konnten Sie Ihre Lesegeschwindigkeit verbessern und optimieren? Ich konnte meine Lesegeschwindigkeit von ca. 200 Wörtern pro Minute auf ca. 350 Wörter pro Minute verbessern. 🙂

 

Ist Teamkompetenz eine der wichtigsten Kompetenzen?

In der Karrierebibel habe ich einen guten Artikel gelesen über Teamkompetenz gelesen. Bei Wikipedia findet man hingegen nur zum Team etwas: https://de.wikipedia.org/wiki/Team

Die verschiedenen Team-Rollen nach Belbin gibt es hier

  • Kooperationsbereitschaft – Einzelkämpfer sind nicht mehr gefragt, Herrschaftswissen „stirbt“ aus, andere an seinen Wissen teilhaben lassen
  • Interdisziplinarität – eine bereichsübergreifende (oder firmenübergreifende) Arbeitsweise ist bei der Lösung von Herausforderungen / Aufgaben enorm wichtig
  • Kommunikationsfähigkeit – Klare Kommunikation ist wichtig, verbessert die Arbeitsatmosphäre, dazu gehört auch einmal zuzuhören
  • Reflexionsfähigkeit – KVP, Arbeitsweisen / Entscheidungen immer wieder überprüfen, wo und wie können wir uns verbessern und wo besteht Handlungsbedarf?
  • Strukturfähigkeit – Strukturierte Arbeit ist das A und O im Team, dazu gehört es eigenständig seine Aufgaben zu priorisieren und abzuarbeiten
  • Eigeninitiative – Initiative bei der Teamarbeit ist immer wichtig, es geht nicht darum um abzuwarten, sondern aktiv nach Vorne zu gehen

Warum ist das jetzt so wichtig und warum sehe ich die Teamkompetenz als wichtigste Kompetenz? Eine hohe Innovationsfähigkeit ist bei der internationalen Konkurrenz wichtig. Die Arbeitswelt verändert sich recht schnell und Kunden haben immer neue Wünsche. Von agilen Teams erwartet man sich schnell Probleme per Teamarbeit zu lösen. Das sind aus meiner Sicht die Hauptgründe.

Ein Team muss sich natürlich erst erst einmal finden. Teambuilding-Maßnahmen helfen dabei das Betriebsklima zu verbessern.

Wie sehen Sie die Teamkompetenz als Faktor? Welche Methoden kennen Sie um Teams besser Zusammenzubringen?

Microsoft MyAnalytics – Produktivität durch Analyse und Statistik?

Mit MyAnalytics hat Microsoft ein neues Tool für die Auswertung der kombinierten Microsoft 365 Applikationen veröffentlicht. Mit MyAnalytics kann man seine Produktivität steigern, indem man seine Arbeitsmuster in vier Kernbereichen auswertet: Fokus, Wohlbefinden, Netzwerk und Zusammenarbeit. Das funktioniert in einer reinen Microsoft 365 Umgebung aus meiner Sicht sehr gut.

Im meine Umgebung wird Microsoft 365 komplett verwendet und kann damit folgende Daten liefern:

  • Telefonie über Teams
  • E-Mails über Outlook / Exchange
  • Kalender über Outlook / Exchange

Aus den oben genannten Tools werden die Ergebnisse aggregiert und in diese Bereiche eingeteilt:

  • Fokus
  • Wohlbefinden
  • Netzwerk 
  • Zusammenarbeit

Hier kann man an seinen eigene Werten interessante Statistiken über die letzten 4 Wochen erheben. Sehr gut ist wenn man eine  Referenz zu anderen Konten d.h. Kollegen für einen Vergleich schaffen kann.

Hier mal ein paar Beispiele aus meiner Umgebung:

  1. Fokus: Hier wird dargestellt, ob man genügend unterbrechungsfreie Zeit für seine Arbeiten hat. Abhängig von den Referenzwerte sind auch Tipps vorhanden die man in seine Routinen einbauen kann.
  2. Wohlbefinden: Anhand der täglichen Aufschlüsselung werden hier die ruhigen Tage ohne Unterbrechungen dargestellt.
  3. Netzwerk: In dieser Kategorie sieht man die Mitglieder mit denen man im Kontakt ist und wieviel Zeit man mit der jeweiligen Person verbringen. Hier gibt es interessante Rückschlüsse um die Zusammenarbeit mit Kollegen zu optimieren.
  4. Zusammenarbeit: Hier wird alles um Teamarbeit dargestellt. Wieviel Zeit verbringt man in Besprechungen, Telefonaten oder Beantwortung von E-Mails?

Es ist schon interessant was Microsoft in seiner Plattform an Daten sammeln und kombinieren kann. Da es sich um personenbezogene Daten handelt und der Datenschutz sehr hoch gewertet wird, werden die Daten alle 4 Wochen gelöscht (das heißt es ist keine langfristige Analyse möglich).

Interessant ist für mich in der Nutzung, das meine „gefühlte Stimmung“ sich fast 1:1 mit Daten untermauern lässt. Die Vorschläge von Microsoft sind oft allgemeiner Natur, aber wenn man sich noch nicht viel mit Zeitmanagement beschäftigt hat, sind da auch gute Tipps dabei.

Wer nutzt von euch MyAnalytics? Bringen euch die Ergebnisse in der Optimierung eurer Arbeit und im Team weiter?

Berufliche Netzwerke aufbauen und pflegen

Was ist Netzwerken im beruflichen Kontext? Das Netzwerken ist aus dem englischen Networking übersetzt worden. Es handelt sich um den systematischer und bewusster Aufbau und Pflege von Kontakten (meist im beruflichen Umfeld). 

Die Geselligkeit und die Offenheit sind wichtige Kriterien für das Netzwerken. Aber auch die Freundlichkeit, Sympathie, Offenheit für neues und Zuverlässigkeit spielt eine wichtige Rolle.

Folgende Vorteile gibt es, wenn man gut vernetzt ist:

  • Man ist oftmals besser informiert
  • Ein gutes Netzwerk ist ein wichtiges Kriterium für den beruflichen Erfolg
  • Gut vernetzte Mitarbeiter sind für den Umsatz der Firmen wichtig
  • Schnellerer Aufbau von neuen Themen und Wissen (wenn man die richtigen Ansprechpartner kennt)

Die goldene Regel beim Netzwerken ist: Zuerst geben, dann nehmen! – man baut sein Netzwerk erst auf, in dem man etwas an andere Personen gibt. Auch ist Interesse am Gesprächspartner wichtig d.h. Fragen stellen, Aufmerksam sein und wirkliches Interesse haben. Man bringt sich also immer selbst in sein Netzwerk ein.

Netzwerken ist eine langfristige Strategie d.h. es benötigt Zeit und Geduld für den Ausbau und es handelt sich nicht um kurzfristige Tätigkeiten. 

Die Beziehungen können natürlich auch per Tool-Unterstützung aufbauen und gepflegt werden. Für das berufliche Netzwerk benutze ich mittlerweile primär LinkedIn. Hier hatte ich auch einmal beschrieben, wie man von XING Schritt-für-Schritt zu LinkedIn wechseln kann: XING-Kontakte in LinkedIn verwenden.

Welche Aktivitäten nehmen Sie für die regelmäßige Weiterentwicklung des eigenen Netzwerks vor und um mit allen relevanten Kontakten im Kontakt zu bleiben?

Effektive 1:1 Meetings im beruflichen Umfeld

Welche Vorteile haben 1:1-Meetings im Gegensatz zu Gruppen-Meetings? 

Gruppen-Meetings sind sinnvoll um Informationen zu verteilen, Entscheidungen zu finden oder ein Brainstorming durchzuführen. In einem 1:1-Meeting steht die Offenheit und Ehrlichkeit im Vordergrund. Im 1:1-Meeting soll Feedback und die persönliche Weiterentwicklung in einer persönlichen Atmosphäre im Fokus stehen.

Die Agenda und die Besprechungsinhalte sollten immer für beide Teilnehmer zugänglich ist (um sich entsprechend vorbereiten zu können). Außerdem sind die 1on1-Meetings häufig die effizienteren Meetings, da man mit einer höheren Konzentration als im Gruppen-Meeting teilnimmt (der Blickkontakt „zwingt“ zur Aufmerksamkeit). Außerdem sind die Termine besser für introvertierte Mitarbeiter geeignet.

Die zeitliche und örtliche Flexibilität ist durch den kleineren Teilnehmerkreis höher. Der Ort kann auch spontan angepasst werden z.B. Verlegen in die Kaffeeküche. Außerdem gibt es im direkten Gespräch häufig auch es eine bessere Feedback-Kultur, als wie in einer größeren Gruppen. Durch die wenigeren Ablenkungen im persönlichen Gespräch z.B. Zwischenfragen etc. ist auch ein höherer Fokus auf die Inhalte möglich. Aus meiner Sicht sind 1:1-Meetings die ideale Meeting-Form um Beziehungen zu vertiefen.

Verwendet Ihr Software-Lösungen für das Nachhalten der Ergebnisse eurer 1on1-Meetings? Welche Vorteile sehen Sie in 1:1-Meetings?

 

Consulting-Retrospektive Q2 / 2021 am 02.07.2021

Am 29.06.2021 kam das Vorbereitungspaket für unsere Consulting-Retrospektive Q2 / 2021 am 02.07.2021 per Post an. Auf ein sehr gutes Quartal 2 muss man natürlich auch anstoßen! 🙂 #oneHENRICHSEN