Was ist Microsoft Power Automate?

Es gibt wohl keine Plattform von Microsoft die so oft den Namen gewechselt hat, wie Power Automate. Ich hatte hier schon ein paar Informationen über die Gesamtlösung Power Platform geschrieben.

Mit Power Automate kann man sich sich wiederholende Geschäftsprozesse optimieren und damit seine Zeit auf wichtigere Aufgaben verwenden. Veraltete Systeme kann man durch Automatisierung modernisieren. In Teams / Abteilungen kann damit die Effizienz gesteigert und Workflows durch KI verbessert werden.

Es handelt sich also um eine Workflow-Engine, mit der man einfache aber auch komplexere Szenarien abbilden kann. Im Fokus ist die Interaktion mit anderen Microsoft-Produkten, aber auch externe Anbieter können angesprochen werden. Im Normalfall verwendet man Cloud-Produkte die automatisiert werden sollen, aber auch lokal installierte Software mit Online-Datenablage kann verwendet werden.

Im privaten Umfeld würde ich Power Automate am ehesten mit IFTTT vergleichen.

Ich werde mir das System für die berufliche Arbeit etwas mehr ansehen, da ich hier noch viel Optimierungspotential im Kontext der Microsoft-Produkte bei mir persönlich sehe. Ein Beispiel dazu habe ich schon gefunden und beschreibe ich im nächsten Artikel. Nutzt Ihr die Power Platform von Microsoft? Welche Anwendungsszenarien seht Ihr dafür in eurem privaten und geschäftlichen Umfeld?

 

Abkürzungschaos im ECM-Umfeld verstehen

Hier ein Beitrag aus 2018, in dem die regelmäßig verwendeten Begriffe im ECM-Umfeld etwas genauer beschrieben werden.

In dem Artikel eine Begriffsdefinition für folgende Begriffe vorgenommen:

Zum Artikel aus 2018 könnte man aktuell noch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergänzen.

Welche Begrifflichkeiten aus dem IT- und ECM-Umfeld sind öfter mal unklar? Wie kann man durch eine Definition für etwas Klarheit sorgen?

Extraktion und Klassifikation – Was muss man wissen?

Datenklassifikation / Datenklassifizierung

Bei der Datenklassifikation werden eingehenden digitale und papierbasierte Dokumente klassifiziert und an ein Extraktionssystem übergeben. Bei einem Papierdokument wird nach der Digitalisierung das Dokument klassifiziert d.h. der Belegtyp wird erkannt und für die weitere Verarbeitung aufbereitet. Damit ist die Grundlage für einen komplett digitalen Posteingang geschaffen. Durch eine Künstliche Intelligenz (KI) gibt es noch viel Potential um die bestehenden Prozesse zu optimieren.

Datenextraktion

Kaffee zubereiten ist wie die Extraktion von Informationen / Daten von einem Dokument. Die Extraktion von Daten ist ein Teil des Input-Managements. Es geht hier aber nicht nur um Papierdokumente, sondern auch um digitale Dokumente. Die Daten werden per Regelwerke und Künstlicher Intelligenz (KI) entsprechend ausgelesen. Im Idealfall ergibt sich damit eine vollautomatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Daten.

Softwarelösung

Mit unserer Softwarelösung SQUEEZE von DEXPRO  kann der Prozess von der Digitalisierung, über die Klassifikation bis zur Datenextraktion optimiert werden. Durch die nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft ist eine einfache Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse möglich. Und das Beste daran: Es funktioniert alles vor Ort oder in der Cloud!

Betriebsausflug und 40. Jahr-Feier auf Mallorca

Zum 40. jährigen Firmenjubiläum gab es einen etwas exklusiveren Betriebsauflug vom 23. – 26.06.2022 auf die Insel Mallorca. Hier ließen wir es uns bei besten Wetter ein paar Tage gut gehen!

Nach dem Hinflug am 23.06.2020 und der Anreise aus diversen Lokationen ging es in das GPRO Valparaiso.  Hier gab es einen Sundowner und Get Together auf der Dachterrasse.

Am 24.06.2022 war „Kulturprogramm“ angesagt. Für die einen ging es zum Strand nach Illetas für die anderen zum Sightseeing nach Palma. Danach ging es in einer kurzen Wanderung auf unsere Olivenplantage und dort wurden wir mit Tapas und Vino verköstigt.

Am 25.06.2022 ging es dann mit dem Katamaran auf See (der Spaß kam natürlich die ganzen Tage nicht zu kurz).

Am Abend gab es dann ein BBQ am Pool mit anschließenden Party. Und wer noch nicht genug vom Feiern hatte, der ist in die Stadt weitergezogen …

Am 26.06.2022 ging es dann wieder per Flug zurück an die diversen Flughäfen. Wir hatten ein paar unvergessliche Tage und konnten unseren Firmenerfolg entsprechend feiern!

Motivation von Mitarbeitern in dezentralen Teams

Bei der Motivation von Mitarbeitern kommt häufig die Frage nach der intrinsischen und der extrinsischen Motivation auf. Also wie motiviert man sich selbst? Was müsste von der Firma, was vom Vorgesetzten und was aus dem Team kommen? Welche Punkte sehen Sie bei der Motivation in dezentralen Teams als wichtig an?

In dezentralen Teams und dezentralen Organisationen ist aus meiner Sicht eine sehr hohe intrinsische Eigenmotivation und Eigenverantwortung des Mitarbeiters notwendig. Eine dezentrale Arbeitsweise setzt bei mir auch voraus, das nicht nur die Anwesenheit in Stunden, sondern auch die Erledigung der besprochenen Aufgaben im Vordergrund steht. Als Vorgesetzter in dezentralen Teams kann man auch nur immer wieder sein Unterstützung anbieten und den Mitarbeitern als Angebot zu verstehen geben.

Auch muss man wesentlich mehr auf die Bedürfnisse der jeweiligen Mitarbeiter eingehen und für jeden Mitarbeiter eine bevorzugte Methode schaffen und gemeinsam definieren. Außerdem sind noch unterschiedliche Herangehensweise bei den diversen Berufs-Levels notwendig d.h. ein Trainee muss anders behandelt werden als ein Junior und ein Senior hat auch wieder andere Anforderungen.

Der Vorgesetzte muss auf alle Fälle für einen regelmäßigen, persönlichen Austausch in Jour-Fixe / 1on1-Termine sorgen um mit dem Mitarbeiter über aktuelle Themen sprechen zu können. Die notwendige Frequenz muss man gemeinsam festlegen. 

Auch muss man entsprechende Teamerlebnisse neu definieren und gemeinsam planen. Hier sollte man für das gesamte Team einen guten Mittelweg finden. Bei dezentralen Teams finde ich es wichtig, das man auch einmal vor Ort Aktivitäten gemeinsamen am jeweiligen Standort durchführ d.h. jeder reist auch einmal an den anderen Standort.

Da das „Stimmungsbarometer Kaffeeküche“ ausfällt, muss man sich mehr Zeit / Kontakt für die einzelnen Personen nehmen. Es darf aber nicht nach „Kontrolle“ aussehen, sondern soll das Ziel haben um gemeinsam in Verbindung zu bleiben.

Bei vielen Führungskräften ist die Angst vor Kontrollverlust zu beobachten. Das erhöht die Notwendigkeit der stärkeren Eigenverantwortung bei Mitarbeitern.

 

 

Neue Mitarbeiter in dezentralen Teams

Wie kommen neue Mitarbeiter in dezentralen Teams am besten an? Wer vor der Pandemie schon dezentral organisiert war, tut sich aktuell einfacher um neue Mitarbeiter in den Firmenverbund zu integrieren. Ich habe hier einmal acht Punkte beschrieben, die immer wieder in dezentralen Teams vorkommen. Welche weiteren Punkte gibt es aus Ihrer Sicht?

Ich hatte hier zum Remote-Onboarding einen sehr interessanten Artikel gefunden, den ich jetzt als Basis für unseren Einarbeitungsprozess verwenden möchte. Ein Vorteil ist natürlich das man  überall einstellen und auf keinen Standort angewiesen ist. Dadurch ist die Auswahl von potentiellen Talenten wesentlich höher als bei standortgebundenen Unternehmen.

Eine komplette Online-Einarbeitung ist aber auch in der IT-Branche nicht überall üblich. Es sollte aus meiner Sicht (wenn möglich) gemeinsame vor Ort-Termine bei relevanten oder sinnvollen Themen im Einarbeitungsplan geben, um seine Kollegen nicht nur virtuell kennenzulernen. Unterstützt werden kann das natürlich Online durch Software-Lösungen z.B. Teams, Online-Termine etc.

Technik rechtzeitig bereitstellen

Im Idealfall sollte man sich die notwendige Technik gleich in einer Einarbeitungswoche vor Ort abholen. Ich würde die Technik eher nicht versenden, sondern immer gemeinsam mit der IT-Abteilung oder Kollegen gemeinsam in Betrieb nehmen. Hier kann man auch schon wesentlich einfacher die ersten gemeinsamen Aktivitäten planen. 

Willkommenspaket zusammenstellen

Ein kleines Willkommenspaket (ob vor Ort oder Online) ist auch immer eine gute Idee. Hier können schon einmal die relevanten Informationen vorab bereit gestellt werden.

Einarbeitungsplan erstellen

Ein grober Einarbeitungsplan für die ersten Monate sollte immer Bestandteil einer Neueinstellung sein. Der Einarbeitungsplan soll auf die neue Aufgabe vorbereiten, einen Überblick vermitteln und in den ersten Arbeitstagen unterstützen. 

Meistens ist ein solcher Plan nur eine grobe Leitlinie um Personen / Abteilungen kennenzulernen, sich einzufinden oder auch Schulungsschwerpunkte zu organisieren. 

Einen Mentor bestimmen

Jeder neue Mitarbeiter sollte einen Mentor bekommen, bei dem er Fragen zur Einarbeitung stellen kann. Hier kann man sich über jegliche Fragen, Projekte oder Zuständigkeiten austauschen.

Virtuelle Kennenlerntreffen organisieren

In vielen Fällen kann man bestehende Termine für die Vorstellung von neuen Mitarbeitern um einen Agenda-Punkt erweitern (und auch Fragen stellen). Häufig lernt man die neuen Kollegen dann auch in „virtuellen Kaffeepausen“ kennen. 

Ergänzend ist es natürlich auch immer schön, wenn man sich anstatt virtuell in Terminen vor Ort treffen kann.

Ansprechbar sein

Neue Mitarbeiter sollten nicht nur den disziplinarischen Vorgesetzten, sondern auch alle notwendigen Kollegen einfach und unkompliziert ansprechen können. In den ersten Monaten sollte man die Terminfrequenz etwas höher legen, damit auch entsprechend Zeiten in den Kalendern dafür vorhanden ist.

Aufgaben festlegen

Da im IT-Umfeld häufig Projekte umgesetzt werden, ergeben sich die Aufgaben meist aus den gemeinsam geplanten Projekten. Es sollte aber im Einarbeitungsplan ein Schwerpunkt auf bestimmte Aufgaben und Ziele im ersten Halbjahr / Jahr gesetzt werden.

Feedback einholen

Das ist aus meiner Sicht einer der wichtigsten Punkte. In regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen sollte der neue Mitarbeiter die Möglichkeit haben Feedback zu geben, aber auch einzuholen.

 

 

Pflanzaktion für unseren Firmenwald

 

Etwas versteckt zwischen Kirchroth und Saulburg liegt unser Firmenwald der Baumhelden. Am 09.04.2022 haben wir ca. 600 neue Bäumer und Sträucher gepflanzt. Wachset und gedeihet!

Rollen im IT-Consulting

Es gibt immer wieder unterschiedliche Sichten auf die Rollen im IT-Consulting (und damit auch in IT-Projekten). Aus meiner Sicht haben sich die Rollen in den letzten Jahren durch die Pandemie und neue Kundensichten gravierend verändert.

Aus meiner Sicht existieren diese klassischen Rollen im IT-Consulting (bei mir mit einer Fokussierung auf ECM-Projekte):

  • Projektleitung
  • Consulting / Implementierung
  • IT-Architekt
  • Unterstützung in ProjectOffice, Support, Sales, Inside Sales und Marketing …

Wo sehe ich die größten Änderungen in den klassischen Rollen:

  • Projektleitung – wird durch dezentrale Strukturen, Beteiligung von mehr Geschäftspartnern, neue Generation in den Fachabteilungen immer wichtiger
  • Consulting (Beratung) – der Beratungsansatz wird durch Standardisierung und immer weniger individualisierten Lösungen höher bewertet
  • Consulting (Implementierung) – wird durch Cloud-Lösungen und dem Wunsch nach Standardisierung weniger werden
  • Sales – Muss sich mehr auf die Kundenlösung fokussieren und wird ein Lösungsberater (diese Rolle kann vom Vertriebsmitarbeiter oder von einem Consultant besetzt werden)
  • Marketing – Muss sich mehr auf die neue Zielgruppe in den Fachabteilungen und auf das Online-Marketing fokussieren
  • Inside-Sales und ProjectOffice – die Grenzen werden immer mehr verschwimmen und man muss sich als unterstützender Service für die „verkaufenden Einheiten“ verstehen
  • Support – Muss sich zu einer flexiblen Einheit mit Fokus auf den Betrieb von IT-Lösungen fokussieren (Service), die reine Fehlerbehebung wird durch die Standardisierung geringer werden

Die größten Treiber für die Veränderung im IT-Consulting sind aus meiner Sicht die Lösungsorientierung und die Standardisierung der eingesetzten IT-Systeme. Durch die immer größer werdende Dezentralisierung und Internationalisierung ergeben sich neue Chancen für die Zusammenarbeit von IT-Fachkräften über verteilte Standorte.

Da die Rollen immer mehr verschwimmen, aber doch abhängig von einander sind wird die Geschwindigkeit der Zusammenarbeit für den Austausch und die Collaboration noch schneller werden. Jeder Mitarbeiter muss sich auf ein breiter werdendes Berufsbild einstellen, in dem man in bestimmten Elementen in der Tiefe der Spezialist ist.

Wie sehen Sie die Veränderung der klassischen IT-Rollen (vor allem im IT- und ECM-Projektgeschäft)? Welche Herausforderungen bringt uns die Dezentralisierung, die Standardisierung und die Lösungsorientierung?

 

 

Veränderte Mobilität im IT-Consulting

Wer kennt aus dem Jahr 2003 noch das Second Life? Hier wurde versucht eine Virtuelle Welt (Metaversum) mit Avataren zu generieren und ein Abbild der realen Welt zu schaffen. Ähnlich wie Facebook aktuell mit seinem neuen Metaverse plant. Ich bin der Meinung das sich mit der VR-Technologie und Viren wie Corona sich nachhaltig unser Reiseverhalten (im privaten, wie auch im beruflichen Kontext) ändern wird.

In den letzten Jahren hat sich die Kundenerwartung im Bezug auf Präsenzphasen in IT-Projekten bereits deutlich gewandelt. Mit Beginn der Pandemie haben wir bereits unser Projektvorgehensmodell auf ein „100 % Digital“ Modell umgestellt. Gemeinsam wählt man hier entsprechend der Phase die beste Arbeitsweise zusammen mit dem Kunden aus.

Die Pandemie hat die Reiseaktivitäten von Fach- und Führungskräften in Deutschland nachhaltig verändert. Zum Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen benötigen wir aber häufig persönliche Treffen in regelmäßigen Abständen. In den meisten Projekten sind solche Treffen eher zu Beginn und am Ende von Projekten notwendig. Es muss also in Zukunft eine Balance zwischen Reisen die wirklich notwendig sind und virtuell angesetzten Terminen möglich sein.

Online-Termine ermöglichen es natürlich einfach Reisezeiten einzusparen und haben den Vorteil der leichteren Terminvereinbarung und sind damit effizienter. Persönliche Treffen zeugen häufig von höherer Kreativität als reine Onlinemeetings (Konfliktlösung ist auch in Präsenzphasen deutlich einfacher möglich). 

Bei statista gibt es von 2004 – 2020 eine interessante Statistik über die Anzahl der Geschäftsreisen in Deutschland. In 2019 waren es noch 195,4 Mio. Reisen pro Jahr. In 2020 ist die Anzahl auf 32,7 Mio. eingebrochen. Das hat natürlich enorme Auswirkungen auf die Tourismus-Branche, den Tagungs- und Kongressmarkt und auf die Messewirtschaft.

In unseren IT-Projekten sehe ich die Reisetätigkeiten grob um 50 % reduziert d.h. die letzten Jahre hätte ich mit ca. 3 Tagen unterwegs kalkuliert. Aktuell wird es denke ich eher bei 1 – 1,5 Tage pro Woche ankommen. Und das natürlich unabhängig vom Arbeitsort d.h. im Büro, beim Kunden, im mobilen Office oder zu Hause …

Der Wechsel wird auch durch jüngere Mitarbeiter und generell einer jüngeren Generation getrieben. Hier spielen ökologische Faktoren eine Rolle und auch das New Work mit Fokus auf Globalisierung und Digitalisierung. Auch im privaten Umfeld hat sich die letzten beiden Jahren einiges geändert. Hier kann man die Veränderung des privaten Reiseverhaltens etwas genauer einsehen. Es werden sich also auch immer weiter neue Meeting-Konzepte und Arbeitsformen ergeben und etablieren.

Wenn ich meine Perspektive auf die nächsten 5 Jahre erweitere, werden wir deutlich weniger Autos besitzen und auch weniger mit dem PKW fahren. Das würde auch bedeuten weg vom Geschäftswagen und hin zum Mobilitiätsbudget. Es werden sich mehr Car-Sharing-Anbieter ausbreiten und die Lücke mit autonomen fahrenden Autos schließen. Die aktuell etablierten Videokonferenzen werden sich in eine Online-Welt wandeln.

Wie ist eure Sicht bzw. eure Einschätzung über die veränderte Mobilität in IT-Projekten bzw. generell bei Geschäfts- und Privatreisen?