Den eigenen Arbeitsalltag & Meetings optimieren

Sobald Mitarbeiter fachliche oder personeller Verantwortung haben, verbringen sie sehr viel Zeit in Meetings. In diesem Beitrag gibt es ein paar Denkanstöße rund um das Thema IT-Consulting.

In den letzten vier Artikel habe es sehr viele Zeit- und Organisationstipps. Nehmen Sie die für sich besten Tipps heraus und setzen Sie diese in Ihrem Arbeitsalltag um. Behalten Sie dabei aber auch immer die bereits gut funktionierenden Dinge des Zeitmanagements bei und verbessern konsequent Ihre potentiellen Schwachstellen.

Meetingitis im Unternehmen

In einem Geschäftstermin sollte man immer vorab die Agenda anfordern und klären ob man die ganze Zeit am Termin teilnehmen muss. An Terminen sollte man nur an Agendapunkten teilnehmen an denen man etwas beitragen kann oder es den eigenen Bereich betrifft. 

Häufig kann man Meetings und deren Länge anhand bestimmter anschließender Termine z.B. Mittagspause planen (der Zeitpunkt des Meetings hat Einfluss auf due Produktivität und Effektivität). Es sollte immer eine Person für die Einhaltung der Zeiten in der Agenda (Maximaldauer für Agendapunkte definieren) zuständig sein – im Idealfall ist das nicht der Abteilungseiter / Organisator des Termins.

Das Gas-Prinzip bei Aufgaben

Gas dehnt sich soweit aus wie es Platz hat. Ist es nicht auch so bei Aufgaben?

Für Aufgaben sollte man sich immer eine Maximaldauer definieren und dann aus der tatsächlichen Dauer lernen. Bis zu einer Deadline / Uhrzeit sind meistens die Aufgaben fertig (wenn die Deadline früher wäre, würde man die Aufgabe auch schaffen). Man sollte dabei die wirkliche Deadline (z.B. gesetzliche Fristen, Meilensteine im Projekt) und Deadline die man sich vornimmt (z.B. Meilenstein mit persönlichen Pufferzeiten) unterscheiden.

Es kann auch helfen sich eine Erinnerung mit der maximalen Zeit der geplanten Dauer zu setzen z.B. Wecker, Uhr etc. (die Erinnerungsfunktion hilft um die Zeiteinhaltung besser zu gewährleisten)

Stundenwerte kennen

Was ist eine eigene Arbeitsstunde wert? Was kostet die Stunde eines Arbeitnehmers?

An den Stundenwert kann man sich über die Kosten nähern. Häufig reicht es den Bruttojahreslohn durch 1.000 teilen (normal auf 2.000 Arbeitsstunden, mit 1.000 sind Lohnnebenkosten beachtet) – mit diesen Wert hat man einen grobe Näherungswert.

Dieser Wert liefert eine höhere Sensibilität und regt zum Nachdenken über den Wert der Zeit an. 

In einem Meeting kann man mit der Anzahl der Teilnehmer rechnen z.B. interner Verrechnungssatz 700 Euro pro Tag = 87,5 Euro – wieviel kostet uns das Meeting?

VIP-Liste

In vielen Fällen kann bei regelmäßigen Störungen auch das Anlegen einer VIP-Liste helfen:

  • Wer soll (fast) immer durchgestellt werden?
  • Wer soll fast nie durchgestellt werden?
  • Welche Themen sollen durchgestellt werden?

Man kann sich eine Positiv-Liste mit VIP-Personen erstellen – die Personen auch in dringenden Fällen stören dürfen. Oder man kann eine Negativ-Liste mit Personen erstellen – die viel Zeit kosten.

Es kann natürlich personenbezogen oder inhaltsbezogen gefiltert werden.

Pünktlichkeit

An manchen Regeln gibt es nichts zu rütteln: Seien Sie pünktlich, denn Pünktlichkeit vermittelt Zuverlässigkeit!

Man sollte nicht nur mit gutem Beispiel voran gehen, sondern z.B. auch Meetings zu krummen Zeiten planen (für Raumwechsel, Pausen zwischen Meetings etc.) – in den ersten Minuten verliert man dann nicht viel an Produktivität.

Antizyklische Planung

Gehen Sie soweit möglich immer antizyklisch vor d.h. man sollte Stoßzeiten vermeiden. Das kann im einfachsten Fall Anreisen betreffen oder auch Jahreszeiten an denen Dienstleister mehr Zeit zur Verfügung haben.

Man kann auch die Anzahl der Arbeitsstunden an bestimmten Tageszeiten anpassen z.B. Eule, Lerche z.B. 6 – 14 Uhr anstatt 8 – 16 Uhr.  Dabei sollte man beachten nur die Randzeiten antizyklisch zu nutzen (wenn möglich) – nicht früher anfangen und später aufhören!

Newsletter und Werbung

Bei Werbepost sollte man falls möglich immer die Annahme verweigern (damit wird die Werbung sehr schnell weniger). 

Bei Newslettern kann man sich einfach aus dem Verteiler nehmen lassen. Was will man mit Informationen die man nicht mehr benötigt oder nicht liest?

E-Mails abrufen

Wie oft am Tag ist es nötig bzw. sinnvoll seine E-Mails abzurufen?

E-Mails sollte man nur so oft am Tag ansehen, wie es zeitlich notwendig ist (nicht bei jeder neuen E-Mail). Ein passender Zeitintervall muss entsprechend gefunden werden. Es gilt nicht bei jeder E-Mail aus der Arbeit gerissen zu werden.

Backups und Alternativen

Sichern Sie alle wichtigen Daten regelmäßig! Und ja: Fangen Sie jetzt damit an!

Außerdem sollte man sich nie auf die Zahl 1 erlassen z.B. 1 Person, 1 Produkt, 1 Software. Es gilt also für jedes System eine Alternative zu haben, um im Fehlerfall gerüstet zu sein.

    • (Zahl 1 = 1 1 Produkt, 1 Person, 1 Hardware usw.)

„75-Prozent“ – Regel

Um zu vermeiden das etwas im ungünstigsten Zeitpunkt auf einen zukommt, sollte man bei 75 % Erreichungsgrad bereits Platz schaffen. Dies gilt für physische Ordner, Festplatten, E-Mail-Postfächer etc.

Denn bei 99,99 % ist es immer zu spät …

Vorabinformation verteilen

Bei unangekündigten Störungen oder spontan Besuchen / Telefonaten sollte man immer vorher kommunizieren, wieviel Zeit man hat. Diese sollten begründet sein z.B. Folge-Termin, Meeting, Telefonkonferenz So können Sie den Termin entsprechend beenden!

Damit hat man ein sehr einfaches und respektvolles Kommunikationsmittel.

Delegationsliste erstellen

 In der täglichen Arbeit gilt es eine Übersicht zu getroffenen Vereinbarungen zu behalten. Dazu genügt eine einfache Excel-Tabelle oder Outlook-Aufgaben zum Kontrolltermin.

Damit kann man für die Nachweisbarkeit und Transparenz der übergebenen Themen. Auch die Zusammenfassung der übergebenen Aufgaben ist damit einfacher geben. Außerdem muss die Verbindlichkeit der Durchführung der Aufgabe vorhanden sein.

Durch die Delegationsliste kann das Hinterherlaufen bei Aufgaben vermieden werden und die eigene Reputation wird nicht geringer (wer vergisst schon gerne Aufgaben …).

Ergonomischer Rucksack für Alltagsgegenstände

Ich bin immer mal wieder auf der Suche alle Alltagsgegenstände vernünftig zu verstauen.

Jetzt bin ich auf den FLEXBAG gestoßen.

Hier sollte ich jetzt unabhängig von der Kleidung alle Wertsachen z.B. Handy, Geldbeutel, Schlüssel etc. gut und diebstahlsicher verstauen können.

Durch das ergonomische Design sollte sich die Passform auch an den Körper anpassen und auch unter eine Jacke / Sakko zu tragen sein.

Welchen Aufbewahrungsort verwendet Ihr als Mann für eure Wertsachen? Habt Ihr eine bessere Option als den FLEXBAG als Empfehlung?

Weitere Möglichkeiten der Zeitersparnis

In den letzten beiden Artikeln gab es schon ein paar konkrete Ideen zum Thema Selbst- und Zeitmanagement. Hier noch einmal ein paar Denkanstöße, wie man seinen „Flow“ optimieren kann.

Im Bereich Ablage und Posteingang, muss man sich für sich selbst eine sinnvolle Struktur erstellen. Die Struktur soll dabei so einfach wie möglich und weitgehendst einheitlich sein.

Ablagesystem

Das Ziel eines guten Ablagesystems ist es, die Suche für sich und andere zu minimieren. Dafür muss das System logisch und Nachvollziehbar sein. Es ist aber natürlich auch eine konsequente Einhaltung der Ablagestrukturen notwendig.

Farben können dabei, ähnlich wie beim Kalender, bei der Definition der Kategorien unterstützen z.B. interne Termine, externe Termine, Reisetätigkeit, Schulung etc.

Digitaler Posteingang

Beim Posteingang muss man unterscheiden ob und mit wie vielen Ordnerstrukturen man arbeiten möchte (als Richtwert kann der maximale Wert an Ordnern einer Bildschirmseite gesehen werden).

Die meisten Posteingänge lassen sich durch die besseren Suchfunktionen der Applikationen auf weniger als 5 Ordner begrenzen.

Durch Regeln nach dem Prinzip „WENN – DANN“ können auch E-Mails entsprechen vor der Bearbeitung kategorisiert werden.

Bedienung der Arbeitsmittel

Sehr viel Zeit kann man sich bei der Bedienung der Arbeitsmittel sparen. Wenn man im Büro arbeitet, ist damit das Zehn-Finger-System eine der wichtigsten Methoden. Auch sollte man alle Shortcuts für ein schnelleres Arbeiten verwenden (man arbeitet doch schneller als mit der Maus) und bei Bedarf eigene Kürzel z.B. per AutoHotkey erstellen.

Durch die Beschäftigung der notwendigen Hard- und Software kann man schnell und einfach Zeit einsparen.

Nein sagen

Die wichtigste Methode zum Zeit einzusparen ist das Wort „NEIN!“. Damit meine ich nicht, dass man nur abblockend durch die Gegen laufen soll, sondern man auch bewusst reflektiert wenn man zu etwas „JA“ oder „NEIN“ sagt.

Als guter Grundsatz kann man folgende Zeilen verwenden:

  • Jedes „Nein“ ist ein „Ja“ zu etwas Anderem.
  • Jedes „Ja“ ist ein „Nein“ zu etwas Anderem.

Unnötiges streichen

Um dies durchführen zu können, muss man seine Zeiten erst einmal protokollieren und die Verschwendungen visualisieren. Danach kann man sich an seinen Prioritäten machen und entsprechend optimieren.

Die meisten Personen machen viele Dinge die nicht sinnvoll sind z.B. Fernsehen schauen. Möchte ich nun z.B. 2 – 3 Std. pro Woche etwas tun, habe dazu keine Zeit, schaue aber 3 Std. TV am Tag – wie passt das zusammen? Im Schnitt wird in in Deutschland 4 Std. pro Tag vor dem TV verbracht. 

Sein Umfeld erziehen

Auch das ist ein wichtiger Punkt. Wichtig ist sich immer wieder folgende Fragen zu stellen:

  • Mit wem arbeiten Sie regelmäßig zusammen?
  • Wie kann die Zusammenarbeit zeitsparender werden?
  • Welche Informationen und welche Meetings sind relevant?

Wenn man diese Punkte kennt, kann man auch die Zusammenarbeit mit bestimmten Bereichen verbessern. 

Eigene Fähigkeiten verbessern

Es gibt immer wieder stressige Phasen im Beruf. Wichtig ist auch entsprechend abschalten zu können z.B. durch Kurzpausen, lange Wochenenden oder Urlaub.

Um seine eigenen Fähigkeiten zu verbessern, sollte man regelmäßig Weiterbildungen einplanen und seine Planung durch neue Ideen verbessern.

Fremdsteuerung unterbinden

Es passiert immer wieder, dass man sich „fremdgesteuert“ fühlt und man seine eigenen Prioritäten nicht mehr selbst setzen kann.

In diesem Fall sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • Wo entstehen bei Ihnen Dringlichkeiten?
  • Wo entstehen bei anderen Dringlichkeiten?
  • Wie lassen sich diese vermeiden?
  • Wie lassen sich Dringlichkeiten vermeiden? (dies sollte reflektiert werden)

Ein guter Tipp ist auch, wenn man die Zeitnot anderer Personen sieht. Könnte mir das auch passieren? Damit kann man die Situationen für sich selbst bewerten.

Checklisten und Arbeitsanweisungen

Bei wiederholenden Vorgängen sollte die Vorgehensweise immer systematisch und logisch geordnet sein. Als Mitarbeiter sollte man sich an die regelmäßige Pflege und Ergänzung von Checklisten und Arbeitsanweisungen gewöhnen. Der Fokus sollte immer auf möglichst einfache und brauchbaren Beschreibungen liegen.

Die Beschreibungen sollten für kleine Bereiche erstellt werden und die regelmäßig wiederkehrenden Dinge dokumentieren. Damit minimieren sich die Fragen von Mitarbeitern und die fehlenden Kapitel können per KVP ergänzt werden.

Ein großer Vorteil ergibt sich bei der Einarbeitung für neue Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter können die Unterlagen nach dem eigenem Tempo durcharbeiten, damit steigt die Qualität, es gibt weniger Erklärungsaufwand und die Vertretungssituationen sind leichter.

Zeitmanagement oder doch lieber Selbstmanagement?

Befasst man sich am besten mit Zeitmanagement oder doch lieber mit Selbstmanagement? Da die Menge an Informationen jedes Jahr steigt, muss man sich auch selbst optimieren. Vor allem die elektronischen Informationen im Gegensatz zu physischen Informationen werden immer mehr.

Beim Selbstamanagement geht es darum seine eigene Planung und Organisation zu verbessern. Hier werden häufig die eigene Motivation, die Erledigung von Aufgaben und der eigene Überblick genannt. Das Selbstmanagement hängt also stark mit dem Zeitmanagement zusammen.

Hier ein paar Themen die ich zum Thema Selbstmanagement gesammelt habe. Welche Ergänzungen haben Sie noch zum Thema Selbstmanagement?

Bearbeitung von Vorgängen

Bei der Bearbeitung von Vorgängen sollte man sich angewöhnen, jeden Vorgang nur einmal in die Hand zu nehmen. Der größte Zeitfresser ist ist in einem Vorgang einen Teil zu bearbeiten und dann den Rest später zu erledigen.

Erreichbarkeit

Wann ist man für wen in welcher Zeit erreichbar? Hier handelt es sich um einen klassischen Zielkonflikt, der von der eigenen Rolle / Tätigkeit stark abhängt. Man sollte es aber mit der eigenen Erreichbarkeit nicht übertreiben.

Im Idealfall reserviert man sich eigene Zeiten für wichtige und wertschöpfende Tätigkeiten (wenn man das nicht tut, werden die Zeiten von alleine mit unwichtigen Tätigkeiten aufgefüllt werden). Man sollte auch den Mut haben, Zeiten zu reservieren und auch einmal nicht erreichbar zu sein.

Gewohnheitsänderungen

Es gibt überall sehr viele Tipps & Tricks für das Zeit- und Selbstmanagement. Eine Gewohnheitsänderung wird aber meist durch Erinnerung und Wiederholung erst komplett in den Arbeitsablauf integriert. Die Änderung von Gewohnheiten dauert grob ca. 30 Tage (ab dann geht einen die Änderung in „Fleisch und Blut“ über).

Reisetätigkeiten optimieren

Oft wird die Optimierung der eigenen Reisetätigkeiten (im privaten oder geschäftlichen Umfeld) beim Selbstmanagement übersehen. Es geht darum, schlau zu Reisen und die Wahl des Verkehrsmittels nach der Nettozeit zu priorisieren. Die Nettozeit ist die Reisezeit abzüglich der nutzbaren / produktiven Zeit. Die Kosten einer Reise sollte man natürlich dabei auch im Blick behalten.

Gut ist gut genug

Jede Aufgabe und Tätigkeit hat einen „Gut-Genug-Punkt“. Diesen sollte man pro Aufgabe kennen und entsprechend bewerten. Wenn der Nutzen einer Tätigkeit sehr gering ist, dann kann auch der Aufwand etwas minimiert werden (Aufwand und Nutzen beachten). In den meisten Fällen reichen 70 – 80 % der Lösung häufig aus (und dann ggf. etwas nacharbeiten).

Andere lesen lassen

Wenn man viele Texte zur Informationsgewinnung verarbeiten soll, dann kann man sich auch überlegen das Lesen teilweise zu delegieren oder auf verschiedene Personen aufzuteilen. Informationen die viele Personen in einem Bereich betreffen, können aufgeteilt werden und in einem gemeinsamen Termin in der Kurzfassung berichtet werden. Man sollte hier auch immer an die gesamte Abteilung und nicht nur an sich als einzelne Person denken.

Zusammenfassungen von Büchern kann man auch sehr gut über Hörbücher beziehen.

Sich ersetzbar machen

Wichtig finde ich auch immer, dass sich jede Person im Unternehmen ersetzbar macht und man keine Angst hat andere Mitarbeiter für neue Aufgaben zu befähigen. Hier kann man sich selbst Freiräume für andere (noch wichtigere) Aufgaben Schaffen.

Erstes Ziel sollte also immer die Weitergabe von Wissen sein, damit man die Unabhängigkeit der eigenen Person gewährleisten kann.

Endlostelefonate

Um lange Telefonate zu verkürzen, kann man sich vorab alle zu besprechenden Punkte notieren oder an einem Kontakt sammeln. So sind Telefonate gut vorbereitet und bekommen bestimmt 50 % mehr Struktur. Damit werden auch kein Punkte in einem Telefonat übersehen. 

Im Idealfall verbindet man Telefonat immer mit einem Termin verbinden. Damit hat man klare Anfangs- und Endzeiten, die Fehlversuche für Erreichbarkeit werden geringer und die Person wird nicht aus der Arbeit gerissen. Hier gilt es auch immer den sinnvollsten Kommunikationskanal zu wählen.

Projekt- und Vorgehensmodell „100 % Digital“ in der HENRICHSEN-Gruppe

Was halten Sie von einem flexiblen Vorgehensmodell, das Sie bei der Einführung Ihrer Softwarelösung unabhängig vom Ort des gesamten Projektteams (interne Abteilungen, externe Parater und die umsetzenden Unternehmen) unterstützt? Als Vorreiter in der Digitalisierung war uns ein komplett digitales Vorgehensmodell genauso wichtig wie die Zufriedenheit aller Projektbeteiligten!

Seit März 2020 haben wir in der HENRICHSEN-Gruppe unser Vorgehensmodell neu gedacht, entsprechend verbessert und optimiert. Die Evolution des Modells war getrieben von der aktuellen Pandemie. Wir gehen davon aus, dass sich die Umsetzung von Projekten nachhaltig ändern wird und haben somit das Modell aktualisiert und die Erfahrungen aus vielen IT / ECM / ERP Projekten integriert.

Entstanden ist ein klassisches Projektvorgehensmodell für die Einführung von IT-Softwarelösungen, das mit agilen Methodiken kombiniert wurde und alle Phasen eines IT-Projekts enthält. Durch den Einsatz von modernen Techniken und Arbeitsweisen sind die Projekte nun komplett unabhängig von räumlichen Gegebenheiten besser realisierbar. Durch die Integration der Vertriebs- und Serviceorganisationen wurde das ganzheitliche Modell verbessert.

Das Modell ist abhängig von den Kundenanforderungen und Wünschen von einem kompletten Vor-Ort-Projekt (100 % On-Site) bis zu einem kompletten Online-Projekt kombinierbar (100 % Remote). Die Zusammensetzung des Vorgehensmodell entscheidet der Kunde zusammen mit seinem Vertriebsmitarbeiter und dem Projektteam!

Welche Mehrwerte haben Sie als Kunde bei unserem neuen Projektvorgehensmodell?

  • Das Beste aus beiden Welten (Agil + Wasserfall)
  • Zeitliche Flexibilität und vereinfachte Terminplanung
  • Individualisiertes Lernergebnis (Blended Learning)
  • Integration in bestehenden Digitalisierungsinitiativen
  • Dezentrale Projektteams
  • Reduzierte Reisekosten
  • Einfache Internationalisierung
  • Umweltaspekte (CO2) im Blick

Es gibt natürlich bei rein „Digitalen Projekten“ nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen. In der Konzeptionsphase muss zwangsweise in den Workshops umgedacht werden. Hier sind andere Konzepte und Vorgehensweisen unumgänglich. Der klassische „2 Tage vor Ort Workshop“ wird in 4 x 3 Std. mit entsprechenden Inhalten unterteilt.

Was passiert, wenn sich in der Testphase oder Schulungen auf einmal auch die Fachabteilungen im HomeOffice befinden? Hier ist ein Blended Learning Konzept für die Vermittlung der Grundlagen und kundenspezifischen Anpassungen unabhängig vom Ort sehr wichtig. Im SAP-Bereich haben wir hier bereits die E-Learning-Module erstellt und Kunden können diese unabhängig von Ihrem Projekt bereits beziehen. Durch die Individualisierung der Lernmethodik für jeden Teilnehmer wird aber auch das Lernergebnis verbessert.

Durch die Verkürzung der Projektzeiten müssen Projektpläne und Implementierungen auch anders geplant werden. Durch den Wegfall der Reisekosten sind zum Teil spontanere Terminvereinbarungen möglich (das muss aber auch in die Arbeitsweise des Projektteams passen). Auf der anderen Seite können natürlich auch Spezialisten unabhängig vom Arbeitsort ohne aufwändige Reisezeiten in das Projekt integriert werden.

Der persönliche Kontakt ist uns in der HENRICHSEN-Gruppe natürlich immer noch sehr wichtig d.h. der „persönliche Touch“ in den Projekten soll nicht darunter leiden. In den aktuellen Zeiten ist unser Standardmodell aber erst einmal online (auch wenn wir gerne bei Kunden und Partnern vor Ort sind).

Welche Vorteile und Herausforderungen sehen Sie in aktuellen IT-Projekten? Ich freue mich über den Austausch mit Ihnen!

Webinar und Live-Talk: „100 % Digital“ am 04.03.2021

Spätestens seit März 2020 ist wegen aktuellen Einschränkungen und Regularien ein Umdenken im Vertriebs- und Consulting-Prozess notwendig. Die schnelle Veränderung in der gemeinsamen Zusammenarbeit stellt und vor allem im Projektgeschäft vor neue Herausforderungen. Genau für diesen Fall haben wir unser Vorgehensmodell verbessert und optimiert.

100% Digital – Unser flexibles Projektvorgehensmodell

Eines hat uns die Corona-Krise gezeigt: in Ausnahmesituationen ist es wichtig, sich an neue Gegebenheiten durch eine schnelle Umsetzung anzupassen.
Wir konnten eine Vielzahl an Erfahrungen aus unseren IT- und ECM-Projekten übernehmen und unsere Arbeitsweise auf 100% digital umstellen. Dafür haben wir ein flexibles Projektvorgehensmodell entwickelt, dass es uns erlaubt, gemäß der Wünsche unserer Kunden einzelne Projektphasen bis hin zum gesamten Projekt vor Ort oder Online durchzuführen.

Es gibt hier verschiedene Voraussetzungen, die beachtet werden müssen:

  • Collaboration und Kommunikation zwischen dem gesamten Projektteam
  • Gleicher Informationsstand aller Beteiligten
  • Hohe Flexibilität und Kreativität beim gemeinschaftlichen Arbeiten im Team
  • Gewissenhafte Vor- und Nachbereitungen / Planung sind das A und O und erhöhen den Projekterfolg

Welche Vorteile bringt eine digitale Projektumsetzung?

  • Flexiblere Anpassung der Projektlaufzeiten bei Bedarf möglich
  • Kombination aus vor Ort- und Remote-Terminen je nach Kundensituation planbar
  • Einfachere Terminvereinbarungen durch Minimierung der Reisezeiten und damit auch Erhöhung des Expertenwissens im Projekt
  • Online-Trainingskonzept durch Videos als E-Learning oder, Coaching-Modell
  • Reduktion der Reisekosten, was neben dem finanziellen Aspekt auch den Umweltgedanken unterstützt

In unserem Live-Talk am 04.03.2021 möchten wir darüber mit Ihnen diskutieren. Wir geben Einblicke, wie uns die Umstellung gelang und wie unsere Kunden davon profitieren.

Diskutieren Sie mit uns und unseren exklusiven Speakern:

Und bringen Sie sich in die Diskussion mit ein:

  • 10:00 – 10:30 Uhr: Begrüßung in der virtuellen Event-Location und Vorstellungsrunde – Themenbereich: Digitale Projektumsetzung
  • Ab 10:30 Uhr: Optional: Fragen der Teilnehmer

Ich freue mich über einen spannenden Austausch. Die Zugangsdaten und Anmeldung finden Sie unter folgendem LINK.

Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements

Das Zeitmanagement ist für jedes Unternehmen und jede Person ein sehr wichtiges Thema. Oft wird das Thema Zeit- und Selbstmanagement etwas vernachlässigt. In den nächsten Artikeln werden ich ein paar Prinzipien und Methoden darstellen, die bei mir im Umfeld Anwendung fanden.

Als Buchempfehlung kann ich 24:7-Zeitmanagement von Tim Reichel geben. Aus E-Learnings habe ich zu dem Thema viel bei Lecturio mitgenommen. In unseren In-House-Schulungen profitieren wir von dem Wissen von Jeanette Bastian.

Prinzipien im Zeitmanagement

An den folgenden Prinzipien kann man sich grob orientieren und seine eigene Arbeitsweise reflektieren:

  1. Ziele setzen (damit aber nicht nur Firmenziele, sondern auch persönliche Ziele)
  2. Prioritäten setzen (für die Abarbeitung der Aufgaben notwendig)
  3. Pläne aufstellen (für konzentriertes und zielorientiertes Arbeiten, denn 10 % der Planung sparen 90 % der Umsetzung)
  4. Fokus erzeugen (für erhöhte Konzentration, Multitasking vs. Singletasking)
  5. Effizient arbeiten (um das Hinauszögern und Perfektionismus zu verhindern, 80:20-Regel von Pareto)
  6. Gewohnheiten aufbauen (um neue Methoden und Prinzipien aufzubauen, eine neue Gewohnheit benötigt ca. 60 Tage bis zur vollständigen Integration)
  7. Niemals aufgeben (es gibt immer wieder Hindernisse und die wenigsten Themen sind von Anfang an komplett klar und geplant)

Methoden für die Optimierung des eigenen Zeitmanagements

Bei der Verbesserung des Zeit- und Selbstmanagements gibt es einige Methoden. Nachfolgend ein Auszug mit dem Fokus auf das Zeitmanagement.

Planung von Aufgaben

Das Pareto-Prinzip für die Verteilung von der Zeit zur Erledigung einer Aufgabe verwendet. Denn 20 % der investierten Zeit bringen häufig schon 80 % des gewünschten Ergebnisses.

Für die Klarheit der Aufgaben und Ziele sorgt die SMART-Formel.

Mit der ALPEN-Methode können Aufgaben geschätzt und terminiert werden.

Bei aller Planung aber natürlich auch die 2 Minuten Regel nicht vergessen. Denn alles was man innerhalb zwei Minuten umsetzen kann, sollte man sofort umsetzen.

Priorisierung von Tätigkeiten

Mit der Eat the Frog Methode erledigt man die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn (damit kann sich das Aufschieben von unangenehmen Tätigkeiten minimieren).

Mit einer ABC-Analyse  angewandt auf Aufgaben, kann man auch die Priorisierung entsprechend visualisieren.

Aufschieben von Aufgaben

Wer zum Aufschieben von Aufgaben (der Prokrastination) oder dem Mañana-Syndrom neigt, sollte sich mit der Priorisierung etwas mehr beschäftigen.

Da sich Aufgaben immer genau auf das Maß ausdehnen welche Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht (Parkinsonsche Gesetz), ist die Pomodore-Technik für komplexe Aufgaben gut geeignet.

Am bekanntesten dürfte das Prinzip von Eisenhower sein. Hier werden Themen nach der Dringlichkeit und Wichtigkeit entsprechen kategorisiert.

Im Zweifel natürlich nur immer die unwichtigen Themen aufschieben und die wichtigen Themen sofort erledigen.

Eigene Leistungskurve

Um seine Aufgaben den ganzen Tag richtig zu verteilen und produktiv zu Arbeiten, muss man seine eigene Leistungskurve kennen und entsprechend in den Alltag einbauen.

Zusagenmanagement

Zusagen sind abhängig untereinander d.h. Zusagen sind wichtig und müssen mit hoher Priorität geplant werden!

Dazu ist eine realistische Planung notwendig. Lieber sollte man Zusagen konservativer treffen und im Nachgang reflektieren. Es sollte auch ein entsprechender Puffer für unvorhergesehene Themen berücksichtigt werden.

Wichtig ist auch die Abstimmung mit allen beteiligten Personen, wann eine Aufgabe spätestens fertig sein muss.

Im Idealfall hinterfragt man auch die Zusagen anderer (ob es auch realistisch und mit der nötigen Priorität bearbeitet werden kann).

Transparenz der Aktivitäten

Seine eigenen Aktivitäten in einer repräsentativen Woche sollte man sich einmal komplett notieren. Also nicht nur die geplante Dauer, sondern die wirkliche Umsetzungsdauer.

Damit bekommt man eine realistische Aufstellung des eigenen Zeitbedarfs und kann das Verbesserungspotential durch Abgleich mit der Planung nutzen und die Erkenntnisse direkt umsetzen.

Denn was nicht messbar ist, kann auch nicht verbessert werden.

Fremdbestimmung im Alltag

Eine fremdbestimmte Arbeitsweise im Alltag ist das Ziel von den wenigsten Personen und wird meistens nicht gerne gesehen.

Man sollte bei neuen Anfragen nicht immer automatisch reagieren, sondern beachten was für die Situation die sinnvollste Lösung ist.

Man entscheidet selbst über die Priorisierung der eigenen Zeit.

Große Aufgaben im Zeitmanagement

Um große Aufgaben entsprechend umzusetzen, sollte man erst die größeren Themenblöcke planen und dann um kleinere Themen ergänzen.

Mit der Salami-Taktik kann man große Ziele und Aufgaben in kleine Teilschritte zerlegen. Mit der entsprechenden Vor- und Nachbereitung + Puffer ergibt sich meist eine gute Umsetzung.

Gleichartige Tätigkeiten

Gleichartige Tätigkeiten sollte man nach Möglichkeit zusammenfassen z.B. nach Kunden, nach Medium. Damit minimiert man Rüstzeiten und erhöht den Fokus auf die entsprechend Aufgabe.

Für den zeitlichen Rahmen kann man das Time Boxing nutzen  und entsprechende Aufgabenblöcke erstellen und sortieren.

Damit wird auch das stresserzeugende Multitasking vermieden und die Qualität in der Umsetzung erhöht. Dabei sind viele Projekte in Ordnung, aber man sollte versuchen an wenigen Projekten parallel zu Arbeiten.

Durch das „Abschnittsweises Konzentrieren“ wird auch der Fokus auf die Aufgabe entsprechend erhöht. Bei Wartezeiten sollte man natürlich die entsprechend freie und ungeplante Zeit ausnutzen.

Live-Talk: Virtuelle Führung und New Work am 27.01.2021

Spätestens seit März 2020 ist virtuelle Teamarbeit für die meisten Unternehmen kein Fremdwort mehr. Und auch der Begriff und die Ansätze von New Work haben in den letzten Monaten in vielen Unternehmen Einzug gehalten. Diese plötzliche, oftmals disruptive Veränderung der Zusammenarbeit stellt neue Herausforderungen an die Führung von Mitarbeitenden und Teams.

Alle sprechen darüber, doch was ist New Work eigentlich genau?

Das Konzept „New Work“ bezeichnet die Arbeitsweise der heutigen digitalen Gesellschaft. Der Begriff wurde von Frithjof Bergmann, einem austro-amerikanischen Sozialphilosophen bereits Mitte der 70er Jahre geprägt. Frithjof Bergmann geht davon aus, dass das alte Arbeitssystem veraltet ist und mit zunehmender Globalisierung nicht mehr in die aktuelle Gesellschaftsstruktur passt.

Zu dieser Veränderung gehört auch, dass Mitarbeitende bereits jetzt und in Zukunft vermehrt in virtuellen Teams organisiert sind. Doch diese zunehmende Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes und der Zeiteinteilung führt dazu, dass der Kontakt, der Austausch und die Zusammenarbeit digital stattfinden.

Doch wie muss sich, aufgrund dieser strukturellen Veränderung der Arbeitswelt unsere Vorstellung von Management, Leadership und Führungsstil verändern, um dieser neuen Realität gerecht zu werden und die Rentabilität der Projekte sicherzustellen?

Darüber wollen wir uns am 27. Januar 2021 in unserem Live-Talk mit Marie Bockstaller (Founder, Podcaster, Leader), Jana Stecher (Geschäftsführerin 1000 Elefants GmbH), Andrea Reif (Geschäftsführerin der SEETALENT UG) und mir austauschen. Ich freue mich über einen spannenden Austausch. Die Zugangsdaten und Anmeldung finden Sie unter folgendem LINK.

 

Care Paket für das HENRICHSEN Kick-Off am 21.01.2021

Dieses Jahr findet unser HENRICHSEN Kick-Off komplett virtuell statt. Für das Rahmenprogramm am 21.01.2021 wurde ein Care-Paket an alle Mitarbeiter verschickt.

Eine Jahresauftaktveranstaltung ohne persönlichen Kontakt in geselliger Runde ist auch einmal etwas Neues. Machen wir das Beste daraus … #oneHENRICHSEN