Effizient arbeiten: Automatisierte Planner-Aufgaben aus E-Mails mit Power Automate
Das automatisierte Erstellen von Aufgaben aus E-Mails ist eine wiederkehrende Herausforderung, insbesondere wenn Aufgaben koordiniert und mehreren Personen zugewiesen werden sollen. Mit Power Automate bietet Microsoft eine mächtige Plattform, um solche Prozesse effizient zu automatisieren. In diesem Beitrag zeige ich, wie eingehende E-Mails (z. B. in Microsoft Outlook) automatisch in Microsoft Planner-Aufgaben umgewandelt werden können.
Anwendungsbeispiel
Die Ausgangssituation war: Ich wollte aus eingehenden E-Mails automatisch Aufgaben in einem Microsoft Planner erstellen und diese verschiedenen Teammitglieder zuweisen. Es gibt keinen direkten Standardweg, dies zu tun, aber mit Power Automate ist diese Automatisierung möglich.
Das Ziel ist, dass alle relevanten E-Mails automatisch als Planner-Aufgaben erstellt werden, wodurch manuelle Schritte entfallen und der Fokus auf die Umsetzung der Aufgaben gelegt werden kann.
Umsetzungsbeispiel
1. Trigger: Eingang einer neuen E-Mail
- Wähle den Ordner aus, der überwacht werden soll, z. B. “Consulting & Projekte”
- Sobald eine neue E-Mail in diesem Ordner eingeht, wird der Automatisierungsprozess gestartet
2. HTML zu Text konvertieren
- Da eingehende E-Mails oft im HTML-Format vorliegen, muss der Inhalt in reinen Text konvertiert werden
- Verwende eine Aktion, um den Inhalt der E-Mail in eine Variable namens “Text” zu überführen
3. Aufgabe erstellen
- Gruppen-ID: Definiere die Gruppe, in der die Aufgabe erstellt werden soll, z. B. “Projekte & Consulting”
- Plan-ID: Wähle den Plan, in dem die Aufgabe erstellt werden soll, z. B. “Aufgaben – Consulting & Projekte”
- Titel: Verwende den Betreff der E-Mail als Titel der Aufgabe
- Startdatum und -uhrzeit: Nutzen die Empfangszeit der E-Mail als Startzeitpunkt der Aufgabe
4. Aufgabendetails aktualisieren
- Aufgaben-ID: Erfasse die Aufgaben-ID der erstellten Planner-Aufgabe, um diese weiter zu bearbeiten
- Beschreibung: Verwende den aus HTML konvertierten Klartextinhalt der E-Mail als Beschreibung der Aufgabe
5. E-Mail verschieben
- Nachrichten-ID: Nutze die Nachrichten-ID der E-Mail, um diese nach Abschluss der Verarbeitung zu verschieben
- Zielordner: Gebe den Ordner an, in den die E-Mail verschoben werden soll, z. B. “E-Mails intern und extern”
Fazit
Mit Power Automate ist es möglich, E-Mails effizient in Planner-Aufgaben umzuwandeln. Diese Automatisierung spart Zeit und reduziert manuelle Schritte. Voraussetzung sind entsprechende Microsoft-Lizenzen, aber der Nutzen für den Alltag ist enorm: weniger Klicks, mehr Fokus auf die Umsetzung.
Dieses einfache Szenario zeigt die Flexibilität von Power Automate – und ist nur der Anfang, wenn es darum geht, Routineaufgaben in Ihrem Workflow zu automatisieren.
Hinterlasse einen Kommentar
An der Diskussion beteiligen?Hinterlasse uns deinen Kommentar!