In einem Projekt gilt es sicherzustellen das die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Außerdem ist es wichtig eine eindeutige Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu gewährleisten. Eine gute Übersicht über die Informations-, Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen trägt damit essentiell zum Projekterfolg bei.

Es müssen in einer Projektorganisation die Projektrollen und die Unternehmensrollen gesehen und bewertet werden. Durch die „Linien-Tätigkeit“ und der Projektarbeit der Mitarbeiter kann es immer wieder zu Konflikten kommen.

Folgende Organisationsformen kann man grob unterscheiden:

• Einfluss-Projektorganisation – Die Mitarbeiter bleiben in den Fachabteilunge, dadurch ergeben sich zum Teil lange Entscheidungswege
• Reine Projektorganisation – Hier gibt es einen kompletten Projektfokus, aber Konflikte mit der Linie
• Matrix-Projektorganisation – Es ergibt sich eine flexible Personaldisposition, aber die Ressourcenkosten sind höher

Welche Organisationsformen nutzen Sie in Ihren Projekten?

In einer Projektstruktur ist eine eindeutige Definition der Informations- und Entscheidungswege wichtig. Auch müssen die regelmäßigen Kommunikationsformen mit allen beteiligten Personen klar kommuniziert werden.

Ein einfacher Kommunikationsplan als Übersicht für alle Projektbeteiligten hilft hier meistens schon. Dort werden die Informationen, die Ziele und Inhalte, die Teilnehmer, der Termin und der Ort beschrieben.

Der Kommunikationsplan sollte zum Projektbeginn gemeinsam im Team festgelegt und frühzeitig terminiert werden.

Folgende regelmäßige Termine sehe ich öfter in Projekten:

• Kick-Off – Initialer Start des Projekts
• Projektauftraggeber-Meeting – Projektstatus transportieren
• Team-Meetings – Entscheidungen und Lösungen erarbeiten / finden
• Lenkungsausschuss

Gibt es zu viele Termine in Projekten ?Welche weiteren Termine und Meetings sind für den Erfolg in Projekt notwendig?