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Man erlebt es immer wieder das bei Projektkosten häufig die realen Kosten „unter den Tisch gekehrt werden“.

Im professionellen Projektmanagement ist aber die Planung der Ressourcen und Kosten und vor allem das Verständnis bei der Kostenschätzung essentiell wichtig.

In IT- und Softwareprojekten sind meisten die Personal- und die Materialkosten die Kostentreiber des Gesamtprojekts.

Häufig werden in Projekten die internen Mitarbeiter (EDA-Kosten) nicht komplett geplant. Aus meiner Sicht ist das ein grober Fehler und eigene Mitarbeiter müssen auch mit internen Tagessätzen in Projekten aufgeschlüsselt werden (es ist aber natürlich immer abhängig vom Auftraggeber).

Mit folgenden Punkten können Projektkosten einfach analysiert werden:

• Planungstiefe der Kostenstruktur festlegen
• Arbeitspakete aus dem PSP übertragen
• Ressourcen auswählen
• Aufwand schätzen
• Kosten und Kostenarten ermitteln
• Ressourcenverfügbarkeit prüfen

Mit diesem Vorgehen und ein paar Schätz-Ansätzen können also einfach die Projektkosten dargestellt werden. Durch ein aktives Projektkosten-Controlling trägt man zum positiven Projektverlauf teil.

 

In einem Projekt gilt es sicherzustellen das die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Außerdem ist es wichtig eine eindeutige Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu gewährleisten. Eine gute Übersicht über die Informations-, Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen trägt damit essentiell zum Projekterfolg bei.

Es müssen in einer Projektorganisation die Projektrollen und die Unternehmensrollen gesehen und bewertet werden. Durch die „Linien-Tätigkeit“ und der Projektarbeit der Mitarbeiter kann es immer wieder zu Konflikten kommen.

Folgende Organisationsformen kann man grob unterscheiden:

• Einfluss-Projektorganisation – Die Mitarbeiter bleiben in den Fachabteilunge, dadurch ergeben sich zum Teil lange Entscheidungswege
• Reine Projektorganisation – Hier gibt es einen kompletten Projektfokus, aber Konflikte mit der Linie
• Matrix-Projektorganisation – Es ergibt sich eine flexible Personaldisposition, aber die Ressourcenkosten sind höher

Welche Organisationsformen nutzen Sie in Ihren Projekten?

Das „kleine Vorbereitungspaket“ für die virtuelle Team-Weihnachtsfeier am 18.12.2020:

Es gibt Wick Punsch aus Straubing, traditionelle Lebkuchen aus Nürnberg und regionalen Honig aus der Imkerei.

Der eingesparte Betrag der regulären vor Ort Weihnachtsfeier wurde an regionale Institutionen gestiftet. 🙂

 

Wer mich kennt, de weiß das mir eine gute Dokumentation und Beschreibung der Ergebnisse in einem Projekt sehr wichtig ist.

Durch eine gute Dokumentation ist die Transparenz der Informationen im gesamten Projektteam gewährleistet und alles „Lessons Learned“ können in Folgeprojekten weiter genutzt werden.

Es ist natürlich eine standardisierte Ablage und ein gemeinsamer Zugriff auf alle erstellten Dokumente für alle Mitglieder notwendig. Auch ist eine klare Verantwortlichkeit für die Pflege der Dokumente von Vorteil.

Häufig werden in einem Projektmanagementhandbuch alle im Projekt erstellen Dokumente gesammelt und gepflegt.

Folgende Dokumente werden häufig in Projekten erstellt:

• Projektmanagementhandbuch – wird parallel im Projekt laufend gepflegt und ergänzt
• Abschlussdokumentation – Übergabe in die Linie
• Projektstrukturplan – Dadurch werden viele Themen des Projekts bereits gut beschrieben

In unseren ECM-Projekten wird häufig zu Beginn ein Konzept erstellt (das laufend ergänzt wird), Notizen / Protokolle, eine technische Systemdokumentation, ein Projektplan incl. der offenen Punkte und beim Projektabschluss ein Übergabedokument.

Welche weiteren Dokumente erstellen Sie in Ihren Projekten?

In Projekten müssen Risiken und Krisen betrachtet werden. Also Risiko sieht man eine Einzelerscheint d.h. eine Abgrenzung ist möglich. Eine Krise ist als existentielle Bedrohung zu sehen und das gesamte Projekt wird in Frage gestellt.

Es gilt in einem Projekt alle relevanten Risiken zu identifizieren und eine Planung der notwendigen Gegenmaßnahmen vorzunehmen. Dadurch wird die Planungs- und Entscheidungsqualität entsprechend erhöht.

Ein grobe Vorgehensweise kann wie folgt aussehen:

• Risiken identifizieren
• Risiken bewerten
• Präventive Maßnahmen planen
• Präventive Maßnahmen umsetzen
• Risiken bewerten

Welche Art von Risikomanagement führen Sie in Ihren Projekten durch?