OneNote-Struktur für den beruflichen Alltag

Inspiriert von diesem Artikel bei Büro-Kaizen, habe ich meine OneNote-Struktur etwas optimiert und verbessert. Meine bestehenden Notizbücher sind schon etwas in die Jahre gekommen, darum war ein kleiner „Refresh“ mal wieder sehr praktisch.

Der Fokus in diesem Artikel liegt auf der beruflichen Nutzung in meiner Tätigkeit als Teamleiter einer Consulting-Abteilung. Bei Interesse kann ich auch gerne meine private Nutzung darstellen.

Vorlage

In dem oben genannten Artikel werden die Notizbücher grob nach diesen zwei Kategorien unterteilt:

  • Dauerhafter Einsatz des Notizbuch
  • Weitere temporäre Notizbücher für zeitlich begrenzte Projekte

Damit ergibt sich aus dem „Kaizen“ folgende Struktur (mit meinen Kommentaren versehen):

Struktur Kommentar
1 Projekte Unterteilung pro Kundenprojekt oder internes Projekt
2 Termine Im meiner Struktur nicht notwendig, da in 5. integriert
3 Personal Pro Mitarbeiter ein eigener Abschnitt (auch für eigene Themen)
4 Vertrieb Nicht notwendig, da in 2. oder 5. integriert
5 Meetings Übergreifende Regeltermine (Vor- und Nachbereitungen), Projekttermine lege ich drekt unter 1. ab
6 Wissen Eigenes persönliches Wissen (sehr wenig notwendig, wenn ich Informationen bereits im Entwurfsstatus öffentlich verteile), Aufbereitung für zentrale Wissensdatenbank
7 Team Nicht notwendig, da dies bereits über „SharePoint-Notizbücher“ geregelt ist, Collaboration im Team mit dem Ziel die E-Mail-Flut  zu minimieren

Meine Struktur

Für meine tägliche Arbeit habe ich die Struktur etwas abgewandelt und wie folgt aufgebaut.

Persönliche Notizbücher

  • 0 Organisation
  • 1 Projekte
  • 2 Personal
  • 3 Meetings
  • 4 Wissen

Geteilte Notizbücher

  • Notizbuch für Teamwebsite
    • SharePoint Seite für Produkte, Portfolio und Wissensdatenbank
  • Notizbuch für Meetings
    • übergreifende Termine z.B. Kick-Offs, Bereichsmeetings
  • Notizbuch für Lenkungskreis
    • vertrauliche Informationen z.B. Führungskreis-Termine
  • Notizbuch für xxx
    • ein paar Projekte die etwas größeren Umfang haben

Die Notizbücher werden abhängig vom Inhalt dann in Abschnittsgruppen, Abschnitten und Seiten gegliedert (je nach Anforderung).

Fazit

Eine Überlegung / Verbesserung hätte ich beim Teilen der „Personal-Notizen“ noch: hier betrifft es ja immer den Mitarbeiter und die Führungskraft d.h. man könnte auch pro Mitarbeiter ein Notizbuch machen und das entsprechend teilen um eine doppelte Datenhaltung zu umgehen.

Welche Verbesserungspotentiale sehen Sie bei der Ablagestruktur? Habe ich größere Elemente übersehen?

 

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