Erweiterung: Power Automate – Kalender trifft OneNote

Im ursprünglichen Artikel von 2022 habe ich einen Power Automate Flow vorgestellt, der Kalendereinträge in OneNote-Seiten überträgt. Damals war der Flow noch relativ statisch – heute zeige ich dir eine überarbeitete, deutlich flexiblere Version, bei der zentrale Parameter einfach anpassbar sind und die sich dadurch besser für die Praxis eignet.

Neuer Ablauf im Überblick

Der Flow besteht aus mehreren logisch aufeinander aufbauenden Schritten. Die Konfiguration erfolgt weitgehend über ein einziges JSON-Objekt, das zentral gepflegt wird. Dadurch ist die Anpassung des Flows künftig deutlich einfacher.

1. Manueller Start des Flows

Der Flow wird wie gewohnt manuell über Power Automate gestartet. Ideal für den täglichen Einsatz, wenn die Einträge einmal pro Jahr erstellt werden.

2. Initialisierung von Parametern

Zunächst werden die zentralen Parameter über eine JSON-Variable definiert. Alle folgenden Variablen sind in diesem Objekt enthalten:

• Meeting_xxx: Einstellungen und Filter für den Kalendereintrag

• OneNote_xxx: Konfiguration des OneNote-Ziels

  • Notizbuch: muss der Link sein

  • Abschnitt: Anzeigename

Hinweis: Diese Parameter sind bei Bedarf individuell anpassbar, der Flow benötigt keine Hardcodierung mehr.

3. Initialisierung einer Hilfsvariablen

Eine zusätzliche Hilfsvariable wird eingerichtet – rein zur internen Logik, ohne Eingriffsmöglichkeit.

4. OneNote-Abschnitte abrufen

Der Flow ruft anhand der angegebenen OneNote-Parameter die verfügbaren Abschnitte des Notizbuchs ab. Dies ist erforderlich, um dynamisch mit den Parametern zu arbeiten und den Zielabschnitt zu identifizieren.

5. Kalendereinträge abrufen

Hier wird die Kalenderansicht (V3) verwendet. Es werden alle relevanten Termine im angegebenen Zeitraum selektiert, basierend auf den zuvor gesetzten Parametern.

6. Schleife über Kalendereinträge

In einer Apply to each-Aktion wird jeder gefundene Kalendereintrag verarbeitet.

7. Schleife über OneNote-Abschnitte

Parallel dazu werden die in OneNote vorhandenen Abschnitte iteriert. In der Praxis handelt es sich meist um einen einzigen Zielabschnitt.

8. Prüfung auf Eindeutigkeit

Eine Bedingung prüft, ob genau ein passender Abschnitt vorhanden ist. Diese Logik verhindert Fehlzuweisungen.

9. JSON analysieren

Aus der Rückmeldung des OneNote-Konnektors wird die pagesUrl extrahiert. Diese ist notwendig, um die neue Seite korrekt abzulegen.

10. Festlegen der pagesUrl

Die Hilfsvariable wird mit der pagesUrl befüllt und vorbereitet für die Seitenerstellung.

11. Erstellen der OneNote-Seite

Die Seite wird jetzt im definierten Abschnitt erstellt – inklusive Inhalten aus dem Kalendereintrag (z. B. Betreff, Teilnehmer, Agenda, etc.).

⚠️ Wichtig: Das funktioniert nur im klassischen Designer von Power Automate. Der neue Designer unterstützt die Erstellung von OneNote-Seiten derzeit nicht korrekt.

Fazit

Mit dieser Version ist der Flow nicht mehr auf fest kodierte Werte angewiesen. Er ist universell einsetzbar und lässt sich über eine zentrale JSON-Variable anpassen. Das macht die Pflege einfacher – und erlaubt den Einsatz für verschiedene Kalender- und Notizbuchkombinationen.

Der Mehrwert gegenüber der Version von 2022 liegt klar in der Flexibilität und Wiederverwendbarkeit.